AMG-trans.eu

Strona główna > Kabotaże w EU > Poradnik operacyjny: Legalne planowanie i realizacja kabotażu drogowego w UE

Poradnik operacyjny: Legalne planowanie i realizacja kabotażu drogowego w UE

  • Zuzanna Sarapata
  • 25 min czytania

Niniejszy poradnik krok po kroku wyjaśnia, jak zgodnie z prawem Unii Europejskiej (w tym rozporządzeniem WE nr 1072/2009) zaplanować i przeprowadzić przewozy kabotażowe. Skierowany jest do firm transportowych (zarówno obsługujących busy do 3,5 t, jak i ciężarówki powyżej 3,5 t), spedytorów oraz klientów B2B zlecających kabotaż. Znajdziesz tu warunki legalności kabotażu, etapy planowania operacji, najczęstsze błędy wraz ze sposobami ich unikania, a także opis narzędzi usprawniających planowanie (TMS, eCMR, asystenci AI) i przykład najlepszych praktyk na podstawie firmy AMG-Trans. Wszystko oparte jest na aktualnych przepisach oraz realiach operacyjnych, z naciskiem na zgodność z prawem i unikanie sankcji

A. Kiedy kabotaż jest możliwy – warunki wstępne

Zanim zaplanujesz kabotaż, musisz upewnić się, że spełnione są określone warunki wstępne. Kabotaż drogowy to krajowy przewóz towarów wykonywany tymczasowo na terenie jednego państwa przez przewoźnika z innego kraju. Aby takie operacje były legalne, należy bezwzględnie przestrzegać poniższych zasad:

  • Poprzedzający przewóz międzynarodowy: Kabotaż można wykonać wyłącznie po zrealizowaniu legalnego transportu międzynarodowego do danego kraju. Oznacza to, że pojazd musi najpierw dostarczyć ładunek z innego państwa – dopiero po całkowitym rozładunku tego ładunku można rozpocząć operacje kabotażowe . Co istotne, kabotaż musi być wykonywany tym samym pojazdem, którym przekroczono granicę podczas ww. przewozu międzynarodowego . Nie można więc wjechać do kraju “na pusto” i od razu rozpocząć kabotażu ani przeładować towaru na inny pojazd lokalny – brak poprzedzającego przewozu lub zmiana pojazdu oznacza kabotaż nielegalny.

  • Limit 3 operacji w 7 dni: Po zakończeniu przewozu międzynarodowego przewoźnik ma prawo zrealizować maksymalnie trzy przewozy kabotażowe w ciągu kolejnych 7 dni kalendarzowych od momentu ostatniego rozładunku międzynarodowego . Innymi słowy, licząc od dnia następującego po rozładunku towaru z transportu przychodzącego, kierowca ma 7 dni na wykonanie do trzech kabotaży w tym państwie. W praktyce może to być mniej niż 7 pełnych dób, jeśli rozładunek miał miejsce w połowie dnia – przepisy unijne doprecyzowują jednak, że tydzień kabotażowy liczony jest w sposób elastyczny od momentu zakończenia transportu międzynarodowego . Należy pilnować zarówno limitu liczby operacji (max 3), jak i limitu czasu (7 dni) – przekroczenie choć jednego z nich oznacza naruszenie przepisów. Po wykonaniu trzech operacji lub upływie 7 dni (w zależności co nastąpi pierwsze) pojazd musi opuścić terytorium danego kraju . Warto podkreślić, że limit „3 w 7 dni” dotyczy danego państwa – w ramach jednego cyklu kabotażowego wszystkie trzy przewozy zwykle realizuje się w kraju, do którego przyjechano (co jest najczęstszą praktyką). Istnieje co prawda możliwość wykonania kabotażu w więcej niż jednym państwie podczas tych 7 dni, lecz w państwach innych niż to pierwotne (docelowe dla transportu międzynarodowego) wolno wykonać maksymalnie 1 operację w każdym z nich . Dodatkowo taka operacja w kolejnym kraju musi się odbyć w ciągu 3 dni od wjazdu do tego kraju i nadal w ramach ogólnego limitu 7 dni . W praktyce większość przewoźników skupia kabotaż w jednym państwie, aby nie komplikować rozliczeń czasowych.

  • Okres karencji (4-dniowy): Po zakończeniu kabotażu w danym kraju obowiązuje 4-dniowa przerwa (cooling-off) zanim będzie można wykonywać kabotaż ponownie w tym samym państwie . Przepis ten został wprowadzony w 2022 r. w ramach Pakietu Mobilności i ma na celu zapobieganie nadużyciom (ciągłemu świadczeniu usług kabotażowych w jednym kraju) . Okres karencji liczy się od momentu wyjazdu pojazdu z danego państwa po zakończeniu kabotażu. Co ważne, karencja obowiązuje za każdym razem, gdy wykonano kabotaż w danym kraju – nawet jeśli zrealizowano mniej niż 3 operacje, opuszczenie kraju „zeruje” licznik kabotażowy i wymusza odczekanie 4 pełnych dni przed ponownym kabotażem w tym państwie . W tym czasie pojazd może oczywiście wykonywać przewozy międzynarodowe lub kabotaż w innym kraju UE (z zachowaniem tamtejszych limitów) . Dopiero po upływie 4 dni pojazd może wrócić do poprzedniego kraju i tam legalnie zacząć nowy cykl kabotażowy.

Powyższe trzy warunki (poprzedni przewóz międzynarodowy, limit 3 w 7 dni oraz 4 dni karencji) stanowią fundament legalności kabotażu w UE. Każda firma planująca takie operacje musi je dobrze znać i uwzględniać w swojej strategii transportowej, aby uniknąć dotkliwych sankcji za kabotaż nielegalny.

Definicja: Przewóz kabotażowy (operacja kabotażowa) to pojedyncza usługa przewozu towarów wykonana w całości na terenie obcego państwa, po dostarczeniu tam ładunku z zagranicy. Przykład: polski przewoźnik po rozładunku towaru w Berlinie podejmuje transport kabotażowy z Berlina do Frankfurtu

B. Etapy planowania legalnego kabotażu

Skuteczne zaplanowanie kabotażu wymaga starannego przygotowania – zarówno pod kątem formalnym, jak i logistycznym. Poniżej przedstawiamy krok po kroku etapy planowania legalnego kabotażu, od momentu przygotowań przed wjazdem do obcego kraju aż do zakończenia operacji i zabezpieczenia dokumentacji. Przestrzeganie tych kroków pomoże zrealizować przewóz sprawnie, zgodnie z przepisami i bez przykrych niespodzianek.

  1. Zgromadzenie dokumentacji wejściowej: Przygotowanie kabotażu należy rozpocząć od zebrania i weryfikacji wszystkich wymaganych dokumentów. Przewoźnik musi dysponować kompletem dokumentów przewozowych i licencyjnych, które uprawniają do wykonywania kabotażu i potwierdzają legalność operacji. Oto kluczowe elementy dokumentacji wejściowej:

     

    • List przewozowy CMR – dokument potwierdzający realizację przewozu międzynarodowego do danego kraju, na podstawie którego podejmujemy kabotaż. CMR z tego transportu przychodzącego jest dowodem spełnienia warunku wstępnego; powinien zawierać datę i miejsce ostatniego rozładunku. Ponadto dla każdej operacji kabotażowej trzeba mieć osobny list przewozowy (CMR lub krajowy list przewozowy) z właściwie wpisanymi danymi . Upewnij się, że formularze CMR są czytelnie wypełnione (nadawca, odbiorca, ładunek, miejsca załadunku/rozładunku, daty, podpisy) – brak jakiejkolwiek informacji może być problemem podczas kontroli.

       

    • Zlecenie transportowe – czyli umowa lub zlecenie od spedytora/klienta na wykonanie kabotażu. Powinno jasno określać dane ładunku, adresy załadunku i rozładunku, terminy, a także stawkę i warunki realizacji. Posiadanie pisemnego (choćby e-mailowego) potwierdzenia zlecenia chroni zarówno przewoźnika, jak i zleceniodawcę. W razie sporu lub kontroli stanowi dowód legalnej usługi.

       

    • Licencje i zezwolenia: absolutną podstawą jest licencja wspólnotowa na międzynarodowy przewóz rzeczy (Community Licence) – bez ważnej licencji kabotaż w UE jest niedozwolony. Należy upewnić się, że firma posiada aktualną licencję, a każdy pojazd wykonujący przewóz ma w kabinie oryginalny wypis z licencji (wymóg prawny) . Dotyczy to zarówno transportu ciężarowego, jak i lekkiego: od 21 maja 2022 firmy używające pojazdów dostawczych 2,5–3,5 t DMC również muszą posiadać licencję wspólnotową, jeśli wykonują przewozy międzynarodowe (w tym kabotaż) . Sprawdź także, czy kierowca posiada wymagane dokumenty osobiste: prawo jazdy odpowiedniej kategorii, kartę kierowcy (przy tachografie), świadectwo kwalifikacji zawodowej (kod 95) itp. W niektórych sytuacjach potrzebne mogą być dodatkowe pozwolenia, np. zezwolenia ADR przy kabotażu materiałów niebezpiecznych – zweryfikuj to na etapie planowania.

       

    • Dokumenty pracownicze (delegowanie kierowcy) – jeśli kraj kabotażu tego wymaga. Wiele państw nakłada obowiązki związane z delegowaniem kierowców przy kabotażu, np. zgłoszenie kierowcy do lokalnego systemu oraz posiadanie przy sobie zaświadczeń o wynagrodzeniu zgodnym z płacą minimalną (np. Loi Macron we Francji, MiLoG w Niemczech) . Upewnij się, że spełniłeś te wymogi: zarejestruj kierowcę w odpowiednim portalu (IMI, SIPSI itp.) przed rozpoczęciem kabotażu i wydrukuj wymagane potwierdzenia, które kierowca będzie okazywał podczas kontroli.

       

    • Ubezpieczenia: Sprawdź ważność polis ubezpieczeniowych – przede wszystkim OC przewoźnika (CMR), a także opcjonalnego OCP kabotażowego, jeśli jest wymagane przez zleceniodawcę lub korzystne dla twojej ochrony. Niektóre kraje czy klienci wymagają dodatkowych ubezpieczeń przy kabotażu, dlatego warto mieć aktualne certyfikaty ubezpieczeniowe.

       

    • Tachograf i ewidencja czasu – upewnij się, że tachograf w pojeździe działa poprawnie i że kierowca wie o obowiązku rejestrowania przekroczeń granic. Od lutego 2022 kierowcy ciężarówek muszą ręcznie wprowadzać symbol kraju w tachografie po przekroczeniu granicy (jeśli tachograf nie robi tego automatycznie) . Dla kabotażu jest to istotne, ponieważ wpisy te stanowią dowód na to, kiedy pojazd wjechał/wyjechał z danego państwa.

       

  2. Skompletowanie powyższych dokumentów przed rozpoczęciem operacji zapewni mocne podstawy prawne kabotażu. Warto stworzyć checklistę dokumentacyjną i odhaczyć wszystkie pozycje przed wyjazdem pojazdu – dzięki temu unikniesz panicznego poszukiwania brakujących papierów podczas kontroli drogowej.

     

  3. Wybór kraju kabotażu i plan trasy: Następny krok to wybór odpowiedniego miejsca i trasy do wykonania kabotażu. Zwykle kraj kabotażu wynika z miejsca rozładunku transportu międzynarodowego – np. jeśli dostarczyliśmy towar do Francji, to tam planujemy operacje kabotażowe. Czasem jednak przewoźnik ma możliwość wyboru (np. ładunek międzynarodowy dociera blisko granicy kilku krajów, gdzie czeka praca kabotażowa). Przeanalizuj warunki w danym kraju: dostępność ładunków kabotażowych, stawki frachtu, odległości między potencjalnymi zleceniami, a także ryzyko i wymagania lokalne. Weź pod uwagę, że w niektórych państwach kontrole kabotażu są szczególnie częste i rygorystyczne – np. w Niemczech inspektorzy skrupulatnie sprawdzają każdy detal dokumentów, a za naruszenia grożą bardzo wysokie kary (mandaty mogą sięgać nawet 100 000 euro ). Jeżeli Twoja firma nie czuje się pewnie w danym kraju co do spełnienia wszystkich przepisów (np. bariera językowa, skomplikowane wymogi płacowe), rozważ realizację kabotażu w innym państwie, gdzie łatwiej zapewnić zgodność.

     Plan trasy kabotażowej powinien być zoptymalizowany tak, aby zminimalizować puste przebiegi i zmieścić się w limitach czasu. Zaplanuj, gdzie potencjalnie pojazd będzie się przemieszczał między kolejnymi załadunkami i rozładunkami. Unikaj chaotycznych skoków na duże odległości – najlepiej, aby kolejne zlecenia kabotażowe były względnie blisko siebie (np. rozładunek pierwszego kabotażu w regionie, gdzie można od razu podjąć kolejny ładunek). Ułatwi to dotrzymanie terminów i oszczędzi paliwo. Pomocne jest skorzystanie z map i systemów GPS do oszacowania czasów przejazdów między punktami. Zwróć uwagę na lokalne ograniczenia ruchu, które mogą wpłynąć na trasę i harmonogram: np. zakazy ruchu ciężarówek w weekendy lub święta (we Francji, Niemczech i wielu innych krajach ciężarówki powyżej 7,5 t nie mogą poruszać się w niedziele i dni świąteczne w określonych godzinach). Jeśli Twój 7-dniowy okres kabotażu obejmuje np. niedzielę z zakazem jazdy, musisz tak ułożyć plan, aby tego dnia nie wypadała konieczność przejazdu lub uzyskać ewentualne zezwolenie/wyjątek. Wszystko to powinno być uwzględnione na etapie planowania trasy i wyboru kraju.

     

  4. Harmonogram operacji z uwzględnieniem limitów czasowych: Mając wybrane potencjalne ładunki i trasę, stwórz szczegółowy harmonogram kabotażu. Rozpisz dni i godziny planowanych załadunków oraz rozładunków dla każdej operacji kabotażowej, pilnując by całość mieściła się w dopuszczonym oknie 7 dni od zakończenia transportu międzynarodowego. Najlepiej określ dokładny moment, kiedy upływa Twój limit czasu – np. „ostatni rozładunek międzynarodowy miał miejsce 1 czerwca o 15:00, więc okres kabotażu kończy się 8 czerwca o 15:00”. Miej tę datę i godzinę na uwadze przy planowaniu każdego segmentu. Harmonogram powinien przewidywać bufor czasowy na nieprzewidziane opóźnienia – korki, wydłużony załadunek, awarię itp. Unikaj planowania „na styk”, bo nawet drobne opóźnienie może sprawić, że ostatni kabotaż przekroczy limit 7 dni, czyniąc go nielegalnym.

     Kluczowe jest rozłożenie maksymalnie trzech operacji tak, by fizycznie dało się je wykonać w dostępnych dniach. Pamiętaj, że jeśli kierowca zbliża się do końca tygodnia kabotażowego i pozostało mało czasu, lepiej zrezygnować z kolejnego zlecenia, niż ryzykować złamanie przepisów. Przykładowo, jeżeli dwie operacje już wykonano, a do końca okresu zostało kilkanaście godzin – podejmowanie trzeciego przewozu może być zbyt ryzykowne, zwłaszcza jeśli trasa jest długa. Plan powinien również uwzględniać czas pracy kierowcy oraz wymagane przerwy i odpoczynki zgodnie z przepisami rozporządzenia 561/2006. Zadbaj o to, by kierowca mógł przestrzegać dziennych i tygodniowych limitów jazdy oraz odbyć wymagane odpoczynki w trakcie kabotażu. Jeśli np. w trakcie 7-dniowego okresu kabotażu wypada konieczność odbycia regularnego odpoczynku tygodniowego (45 godzin), musisz to uwzględnić – realnie zmniejszy to liczbę dni dostępnych na pracę. Uwzględnij także godziny otwarcia miejsc załadunku/rozładunku – np. niektóre magazyny nie pracują w weekend, co może wpłynąć na Twój plan.

     Przykładowy harmonogram:

     

    • Dzień 1 (poniedziałek): godz. 10:00 – rozładunek transportu międzynarodowego (początek okresu kabotażu); tego samego dnia wieczorem załadunek 1. przewozu kabotażowego.

       

    • Dzień 2: rano rozładunek 1. kabotażu, popołudniu załadunek 2. kabotażu.

       

    • Dzień 3: rozładunek 2. kabotażu; (opcjonalnie załadunek 3., jeśli warunki pozwalają).

       

    • Dzień 4: rozładunek 3. kabotażu najpóźniej do godziny X (koniec okresu). Następnie wyjazd pojazdu z kraju.

       

    • Dni 5–7: kierowca wykonuje inny transport międzynarodowy albo odpoczywa poza tym krajem (okres karencji), po czym ewentualnie wraca na kolejne zlecenia.

       

  5. Taki plan musi być oczywiście dostosowany do realiów (odległości, czasy jazdy). Ważne, by czarno na białym rozpisać sobie co i kiedy ma się wydarzyć. Harmonogram warto mieć w formie pisemnej (np. w aplikacji TMS lub choćby notatce dla dyspozytora i kierowcy), aby wszyscy byli świadomi kolejnych kroków i ograniczeń czasowych. Dobra organizacja czasu to podstawa – pozwala maksymalnie wykorzystać dozwolone 3 przewozy, a jednocześnie dotrzymać narzuconych limitów.

     

  6. Przygotowanie kierowcy i pojazdu: Przed wysłaniem kierowcy na kabotaż, należy odpowiednio go przygotować, podobnie jak sam pojazd. Kierowca powinien otrzymać jasne instrukcje dotyczące zasad kabotażu i dokumentów, które musi przy sobie posiadać. Przeprowadź z nim krótką odprawę: przypomnij, ile przewozów wolno mu wykonać i w jakim czasie, od jakiego momentu liczy się okres 7 dni, kiedy najpóźniej musi opuścić kraj itp. Daj kierowcy pisemną ściągawkę lub checklistę kabotażową, zawierającą: datę i godzinę zakończenia transportu międzynarodowego (start odliczania 7 dni), datę i godzinę upływu okresu kabotażu, liczbę dozwolonych operacji i warunek 4-dniowej karencji. Taka informacja pomoże mu świadomie podejmować decyzje na trasie.

     Upewnij się, że kierowca zna procedury podczas ewentualnej kontroli drogowej: powinien spokojnie przedstawić do kontroli wszystkie CMR (zarówno z przewozu międzynarodowego, jak i z wykonanych kabotaży), okazać wypis z licencji wspólnotowej, zaświadczenia o delegowaniu (jeśli wymagane), oraz udostępnić zapis tachografu z przekroczeń granic. Warto przećwiczyć z nim scenariusz kontroli – co mówić, jakie dokumenty wręczyć inspektorowi. Braki dokumentacyjne lub niepewne zachowanie mogą wzbudzić podejrzenia kontrolujących.

     Pojazd również musi być przygotowany bez zarzutu. Sprawdź stan techniczny ciężarówki/dostawczaka przed wyruszeniem – kabotaż często wiąże się z kontrolami, więc nawet drobna usterka może zostać wykryta i ukarana mandatem. Zadbaj o podstawowe rzeczy: działające oświetlenie, odpowiednie ogumienie, ważne badanie techniczne, wyposażenie (trójkąt, gaśnica, apteczka – zgodnie z wymogami danego kraju). Pojazd powinien być oznakowany nazwą firmy i numerem licencji (w niektórych krajach jest wymóg oznaczeń na pojeździe). Sprawdź, czy w kabinie znajdują się wszystkie wymagane dokumenty pojazdu: dowód rejestracyjny, ubezpieczenie OC/Green Card, certyfikat EURO (jeśli potrzebny do wjazdu np. do stref ekologicznych) oraz wypis z licencji wspólnotowej (przypominamy to ponownie, bo brak tego dokumentu jest surowo karany).

     Dobrą praktyką jest stworzenie listy kontrolnej przed wyjazdem – osobno dla kierowcy (dokumenty osobiste, instrukcje, narzędzia typu karta paliwowa, gotówka na opłaty drogowe) i dla pojazdu (sprawdzenie stanu technicznego i wyposażenia). Kierowca powinien wiedzieć, gdzie ma się zgłosić na załadunek/rozładunek każdego zlecenia kabotażowego, mieć kontakt do zleceniodawcy lub odbiorcy w razie problemów oraz informacje o ewentualnych procedurach w miejscu załadunku (np. czy wymagana jest wcześniejsza awizacja, kask, kamizelka odblaskowa itp.). W dobie technologii warto wyposażyć kierowcę w urządzenie z nawigacją GPS (aktualne mapy) oraz dostęp do aplikacji komunikacyjnej (WhatsApp/Telegram itp.) w celu stałego kontaktu z bazą.

     Pojazd i kierowca gotowi do drogi – to przepis na spokojny przebieg kabotażu. Dobre przygotowanie minimalizuje ryzyko błędów po stronie kierowcy (np. przekroczenia limitów czy zagubienia dokumentu) i świadczy o profesjonalizmie firmy w oczach kontrolerów.

     

Zabezpieczenie dokumentacji – przechowywanie i kompletność: Po zrealizowaniu operacji kabotażowych (bądź w trakcie, jeśli to możliwe) należy zadbać o właściwe zebranie i zarchiwizowanie dokumentów ze wszystkich przewozów. Każdy wykonany kabotaż musi być udokumentowany listem przewozowym, a cały ciąg operacji powinien mieć komplet dowodów: zaczynając od dokumentu z przewozu międzynarodowego, przez CMR z kolejnych kabotaży, po ewentualne dodatkowe zaświadczenia. Kierowca nie może pozbywać się dokumentów zaraz po rozładunku – zaleca się, by do czasu opuszczenia kraju wszystkie papiery związane z kabotażem pozostały w pojeździe, gdyż mogą być skontrolowane w każdej chwili. Jeśli firma korzysta z elektronicznych listów przewozowych (eCMR), upewnij się, że kierowca ma dostęp do nich np. na tablecie lub smartfonie (albo wydrukuj kopie papierowe pro forma, na wypadek gdyby inspektor nie miał narzędzi do odczytu eCMR). Z punktu widzenia prawa UE nie powinno się wymagać dodatkowych dokumentów poza listami przewozowymi, jednak praktyka pokazuje, że inspektorzy chcą widzieć konkretne dowody – brak fizycznej dokumentacji może wydłużyć kontrolę, dopóki np. nie pokaże się eCMR na ekranie.

 Po powrocie pojazdu dobrze jest zeskanować wszystkie dokumenty lub pobrać cyfrowe kopie eCMR i przechować je w firmowej dokumentacji. Wiele przedsiębiorstw archiwizuje CMR-y przez okres co najmniej roku-dwóch na wypadek późniejszych kontroli czy roszczeń. Upewnij się, że z każdego CMR wynika jasno data i miejsce załadunku/rozładunku – to krytyczne informacje do wykazania, że kabotaż odbył się w przepisowym czasie i miejscu. Sporządź też krótkie podsumowanie danej operacji (np. w arkuszu kalkulacyjnym lub systemie TMS): pojazd, kierowca, daty, trasa, numery dokumentów. Taka ewidencja kabotaży ułatwi wewnętrzne audyty i przygotowanie ewentualnych raportów dla organów kontrolnych.

 Zabezpieczenie dokumentacji to nie tylko skanowanie, ale też weryfikacja kompletności: sprawdź, czy wszystkie podpisy są na miejscu, czy np. odbiorca potwierdził CMR przy rozładunku (brak podpisu odbiorcy mógłby budzić pytania). Popraw ewentualne drobne błędy formalne zawczasu – jeśli zauważysz np. literówkę w adresie na liście przewozowym, skontaktuj się ze zleceniodawcą, by mieć korektę na piśmie. Pamiętaj, że w razie kontroli ciężarówki w kolejnym kraju (po kabotażu) służby mogą poprosić o dokumenty z poprzednich operacji kabotażowych wykonanych niedawno, aby sprawdzić przestrzeganie okresu karencji. Dobrze więc, by kierowca miał przy sobie również kserokopię dokumentów z zakończonego kabotażu, jeśli wybiera się od razu do innego państwa – to pomoże wykazać, że przestrzegacie 4-dniowej przerwy (np. pokazując daty na dokumentach). Krótko mówiąc: kompletność i porządek w dokumentach to podstawa ochrony przed zarzutami nielegalnego kabotażu.

C. Najczęstsze błędy, których unikać

Mimo jasno określonych przepisów, w praktyce firmy popełniają różne błędy przy kabotażu, co naraża je na poważne konsekwencje. Poniżej wymieniamy najczęstsze potknięcia oraz wskazujemy, jak ich unikać:

  • Brak wcześniejszego przewozu międzynarodowego: Próby wykonywania kabotażu bez dostarczenia ładunku z zagranicy zdarzają się częściej, niż by się wydawało. Czasem przewoźnik kusi się, by wysłać pusty pojazd do kraju, gdzie czekają intratne zlecenia krajowe – jednak takie działanie to obejście prawa. Każdy kabotaż musi być poprzedzony legalnym transportem międzynarodowym do tego kraju . Unikaj więc sytuacji, w której Twój kierowca jedzie „na pusto” za granicę tylko po to, by tam podjąć krajowe frachty. Organy kontrolne łatwo to wykryją (brak dokumentu potwierdzającego przywóz ładunku spoza kraju) i potraktują jako nielegalny kabotaż. Kara za taki wybryk może być dotkliwa finansowo i reputacyjnie.

  • Przekroczenie dozwolonej liczby operacji lub czasu: Częstym błędem jest złe liczenie kabotaży – np. wykonanie czwartej operacji w przekonaniu, że „przecież to już inny tydzień” lub że można zacząć nowy cykl bez wyjazdu z kraju. Przepisy są jednoznaczne: maksymalnie 3 przewozy na 7 dni od zakończenia transportu międzynarodowego . Czwarty przewóz w tym samym okresie to naruszenie prawa. Podobnie, wykonanie nawet trzech przewozów, ale rozciągniętych na 8 czy 9 dni, jest nielegalne. Błąd taki często wynika z opieszałości – np. kierowca po dwóch kabotażach czeka kilka dni na trzeci ładunek, przekraczając limit czasu. Aby uniknąć tego błędu, ściśle monitoruj kalendarz: najlepiej zapisz datę i godzinę, do której możesz realizować kabotaż, i nie planuj niczego poza ten termin. Jeśli sytuacja zmusza do przekroczenia – zrezygnuj z ostatniego zlecenia, opuść kraj przed deadlinem. Pamiętaj: nie wolno manipulować datami na dokumentach, by ukryć przekroczenie (fałszowanie CMR to przestępstwo, a organy i tak mogą zweryfikować czas przejazdu np. z tachografu, GPS czy systemów poboru opłat).

  • Nieprzestrzeganie okresu karencji 4 dni: Nowy wymóg karencji bywa pomijany, zwłaszcza przez firmy, które nie śledzą zmian przepisów. Błąd polega na zbyt szybkim powrocie tego samego pojazdu do kraju, w którym właśnie zakończono kabotaż – np. kierowca wykonał 3 kabotaże w Niemczech, wyjechał do przygranicznej bazy w Polsce, po czym następnego dnia znów wjeżdża do Niemiec po kolejne zlecenie. Takie działanie łamie zasadę 4-dniowej przerwy . Inspektorzy mają teraz narzędzia (m.in. dane z tachografów inteligentnych, systemy wymiany informacji), by wyłapać takich „rekordzistów”. Zasada jest prosta: jeżeli Twój pojazd zakończył kabotaż w Kraju X, zaplanuj mu kolejne zadania tak, by przez następne 4 dni nie jeździł po Kraju X w ramach kabotażu. Może w tym czasie wykonywać przewozy międzynarodowe między innymi państwami albo odpoczywać – byle nie robił kabotażu tam, gdzie musi pauzować. Uwaga: okres 4 dni liczy się w pełnych dniach po wyjeździe, więc np. kabotaż skończony w poniedziałek oznacza, że wtorek–piątek to czas karencji, a dopiero w sobotę można ewentualnie wracać do tego kraju na kabotaż.

  • Braki lub nieprawidłowości w dokumentach: Dokumentacja to pięta achillesowa wielu przewoźników. Typowe błędy to: brak CMR z przewozu międzynarodowego (kierowca oddał oryginał i nie ma kopii przy sobie), brak CMR któregoś kabotażu, nieuzupełnione pola w listach przewozowych (np. brak daty, podpisu, wagi ładunku), albo też brak przy sobie wypisu z licencji czy zaświadczeń o delegowaniu. Każdy taki brak podczas kontroli może skutkować uznaniem przewozu za nielegalny, nawet jeśli faktycznie był w limicie – bo przewoźnik nie jest w stanie tego udowodnić na miejscu. Na przykład niemieckie służby traktują brak dokumentacji lub błędne dokumenty na równi z przekroczeniem limitów i mogą wlepić za to mandat do 100 000 euro . Receptą jest rygorystyczna dbałość o papiery: przed wyruszeniem sprawdź checklista dokumentów (punkt B1 powyżej), a po każdym załadunku/rozładunku skontroluj, czy CMR jest kompletnie wypełniony i zabrany z powrotem. W przypadku eCMR – upewnij się, że kierowca potrafi pokazać dokument na urządzeniu nawet offline (nie wszędzie jest zasięg). Dobrze jest mieć choćby zdjęcia/scan CMR w telefonie jako rezerwę.

  • Ignorowanie przepisów krajowych (np. płacowych): Kabotaż to nie tylko rozporządzenie 1072/2009 – w każdym kraju mogą obowiązywać dodatkowe wymagania. Niestety częstym błędem jest niewywiązanie się z nich. Klasyka to brak zgłoszenia delegowania kierowcy w krajach, które tego wymagają (np. niezgłoszenie w systemie SIPSI przed kabotażem we Francji), brak lokalnych dokumentów płacowych (np. zaświadczenia A1, poświadczenia o minimalnym wynagrodzeniu) czy naruszenie przepisów o czasie pracy specyficznych dla danego kraju. Konsekwencje bywają kosztowne – np. we Francji za nieprzestrzeganie przepisów o płacy minimalnej (Loi Macron) grozi kara do 15 000 euro . Unikniesz tego błędu, jeśli przed kabotażem sprawdzisz wymagania danego państwa (omówione krótko w punkcie A oraz B1). Upewnij się, że kierowca ma przy sobie wszystkie wymagane lokalnie dokumenty (często lista jest dostępna na rządowych portalach, także w jęz. angielskim). Ignorowanie lokalnych wymogów to proszenie się o mandat nawet, gdy sam kabotaż (limit 3/7) wykonany jest poprawnie.

  • Złe zaplanowanie trasy i czasu jazdy: Błędy operacyjne, takie jak niedoszacowanie odległości czy niezachowanie rezerwy czasu, mogą pośrednio prowadzić do naruszeń kabotażu. Przykładowo, dyspozytor planuje 3 kabotaże rozrzucone po całym kraju, z długimi przejazdami między nimi – w efekcie kierowca nie wyrabia się w 7 dniach. Albo zaplanowano załadunek 3. kabotażu w niedzielę rano, nie uwzględniając zakazu ruchu – kierowca utknął na parkingu i nie zdążył dostarczyć na czas. Te błędy wynikają z braku researchu i realistycznego podejścia do planu. Aby ich uniknąć, zawsze sprawdzaj mapę, obliczaj czasy przejazdu z uwzględnieniem przerw oraz możliwych utrudnień (granice, korki). Jeśli plan jest zbyt napięty – lepiej z czegoś zrezygnować lub poszukać bliższego zlecenia. Pamiętaj, że bezpieczeństwo i zgodność z przepisami są ważniejsze niż chwilowy zysk z dodatkowego frachtu.

Podsumowując, unikanie powyższych błędów wymaga świadomości przepisów, skrupulatności w dokumentacji oraz realistycznego planowania. Warto również szkolić kierowców i personel planujący, aby znali oni konsekwencje naruszeń. Sankcje za nielegalny kabotaż mogą obejmować wysokie grzywny, zatrzymanie pojazdu, a nawet utratę dobrej reputacji firmy transportowej. Lepiej zapobiegać błędom, niż później mierzyć się z ich skutkami.

D. Narzędzia wspierające planowanie kabotażu

W dobie cyfryzacji branży transportowej mamy do dyspozycji szereg narzędzi, które mogą znacznie ułatwić planowanie i monitorowanie przewozów kabotażowych. Wykorzystanie nowoczesnych technologii nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także pomaga utrzymać zgodność z przepisami poprzez redukcję ryzyka błędu ludzkiego. Poniżej przedstawiamy kluczowe kategorie narzędzi wspierających planowanie kabotażu:

  • Systemy TMS (Transport Management System): To oprogramowanie do zarządzania transportem, które integruje informacje o zleceniach, pojazdach, kierowcach, trasach i dokumentach. Dobry system TMS pozwala zaplanować sekwencję przewozów (w tym kabotażowych) w przejrzystym kalendarzu, generować harmonogramy dla kierowców oraz monitorować postęp realizacji zleceń. W kontekście kabotażu TMS może pomóc pilnować limitów – np. poprzez alerty, gdy próbujemy przypisać pojazdowi czwarte zlecenie kabotażowe w ciągu 7 dni lub gdy zbliża się koniec dozwolonego okresu. System zawiera dane o trasach i czasach przejazdu, co ułatwia realne planowanie (punkty B2 i B3). Niektóre zaawansowane platformy pozwalają też śledzić pozycję pojazdu (zintegrowane z GPS), co daje dyspozytorowi informację, czy pojazd opuścił już kraj po kabotażu, czy jeszcze nie. Dzięki TMS można również przechowywać dokumenty – skany CMR, licencji, zaświadczeń – przypięte do danego zlecenia, co ułatwia szybkie ich znalezienie w razie kontroli lub audytu. Przykładowi dostawcy systemów TMS w Europie to m.in. Trimble, Transics, Navitrans czy polskie rozwiązania jak INelo, Marcos TMS itp. Wdrożenie TMS to inwestycja, która procentuje lepszą organizacją i niższym ryzykiem pomyłek.

  • eCMR (elektroniczny list przewozowy): Digitalizacja dokumentów przewozowych to trend, który wchodzi do standardu przewozów międzynarodowych i kabotażu. eCMR to nic innego jak elektroniczna wersja listu przewozowego, uznawana prawnie (w krajach, które ratyfikowały protokół eCMR) na równi z dokumentem papierowym. Wykorzystanie eCMR niesie wiele korzyści: dokument jest dostępny w chmurze dla wszystkich uprawnionych stron w czasie rzeczywistym (więc np. spedytor od razu widzi podpis odbiorcy po rozładunku), nie zgubi się ani nie zniszczy jak papier, może zawierać dodatkowe dane (zdjęcia ładunku, odnotowane uszkodzenia itp.), a kierowca nie musi wozić ze sobą stosu papierów. Podczas planowania kabotażu eCMR upraszcza zarządzanie dokumentacją – można z wyprzedzeniem wprowadzić dane zlecenia do systemu, a kierowca na swoim urządzeniu mobilnym ma zawsze aktualne formularze. W razie kontroli drogowej, zamiast przekazywać kartki, kierowca może pokazać dokumenty na tablecie lub telefonie. Coraz więcej inspekcji jest przygotowanych na weryfikację e-dokumentów (np. poprzez zeskanowanie kodu QR eCMR, który potwierdza autentyczność). Ważne jednak, by mieć też plan awaryjny: np. wygenerowany PDF eCMR lub wydruk, gdyby inspektor nie był zaznajomiony z cyfrową formą – prawo unijne nie wymaga papieru, ale praktyka bywa różna. Wśród popularnych platform eCMR są: TransFollow, Pionira, Dashdoc czy modul eCMR w systemach TMS. Wdrożenie eCMR zwiększa transparentność i szybkość obiegu informacji, co przy kabotażu (gdzie czas i dowody mają krytyczne znaczenie) jest ogromną zaletą.

  • Nawigacja GPS i monitorowanie pojazdów: Choć GPS sam w sobie nie jest niczym nowym, to warto wspomnieć, że nowoczesne systemy telematyczne oferują funkcje przydatne w kabotażu. Przykładowo, monitoring GPS z historią tras pozwala zweryfikować dokładne daty i miejsca przekroczenia granic oraz dostaw. Jeśli system jest dobrze skonfigurowany, może automatycznie rejestrować moment ukończenia rozładunku (np. kierowca wprowadza status w aplikacji mobilnej) i od tego momentu liczyć czas 7 dni. Ponadto, wielu dostawców telematyki umożliwia ustawianie alertów geograficznych (geofence) – np. gdy pojazd wjedzie do kraju X, rozpoczyna się odliczanie i dyspozytor otrzyma powiadomienie 24 godziny przed upływem dozwolonego okresu kabotażu. To bardzo pomaga dopilnować, by pojazd na czas wyjechał. Nawigacja GPS z aktualnymi mapami umożliwia też znalezienie alternatywnych tras w razie nagłych utrudnień, co może ocalić harmonogram kabotażu przed opóźnieniem. Dodatkowo, systemy monitoringu często integrują dane z tachografu (dzięki modułom zdalnego odczytu) – co oznacza, że manager floty może zdalnie kontrolować, czy kierowca prawidłowo rejestruje przekroczenia granic i czy trzyma się norm czasu jazdy podczas intensywnego okresu kabotażowego.

  • Asystenci AI i aplikacje wspomagające: Sztuczna inteligencja wkracza także do transportu. Przykładem są asystenci głosowi AI dla kierowców i dyspozytorów. Firma AMG-Trans opracowała np. system Amigo – asystenta opartego na modelach GPT, który komunikuje się po polsku i potrafi pomóc kierowcy w niemal każdej sprawie . Taki asystent może służyć jako wirtualny doradca: kierowca może go zapytać o przepisy kabotażowe (np. „Ile kabotaży mogę jeszcze wykonać?”), o wskazówki dojazdu, tłumaczenie zwrotów w obcym języku podczas załadunku, a nawet poprosić o przypomnienie ważnych terminów. AI może pomóc uniknąć pomyłek – np. ostrzec, że zbliża się koniec okresu kabotażu lub że w danym kraju za godzinę zacznie się nocny zakaz ruchu ciężarówek. Również spedytorzy mogą korzystać z AI do optymalizacji planu – istnieją narzędzia które potrafią analizować setki możliwych zleceń i proponować te, które najlepiej pasują w trasę w ramach dopuszczalnych limitów (z uwzględnieniem danych historycznych, korek, czasu pracy kierowców itd.). Choć to jeszcze nowość, warto obserwować rozwój takich technologii, bo mogą stać się standardem w najbliższych latach. Inne przydatne aplikacje to np. kalkulatory kabotażowe (gdzie wpisujemy datę i godzinę rozładunku międzynarodowego, a aplikacja wylicza nam do kiedy i ile kabotaży możemy zrobić) lub platformy giełdowe z filtrami kabotażowymi (pozwalające łatwiej znaleźć ładunki kabotażowe w konkretnym kraju i oknie czasowym).

Podsumowanie narzędzi: Wdrożenie choćby części z powyższych rozwiązań może znacznie odciążyć pracowników i zwiększyć pewność, że kabotaż przebiegnie zgodnie z przepisami. Technologia jest sojusznikiem – pomaga monitorować wiele zmiennych na raz (czas, miejsce, dokumenty) i generować alerty zanim dojdzie do naruszenia. Warto jednak pamiętać, że narzędzia nie zastąpią zdrowego rozsądku: nadal kluczowe jest, by ludzie obsługujący transport znali przepisy i w razie wątpliwości podejmowali ostrożne decyzje (np. przerwać kabotaż wcześniej niż ryzykować złamanie prawa). Optymalne jest połączenie kompetentnej kadry z nowoczesnymi systemami – wtedy kabotaż staje się znacznie łatwiejszy do zaplanowania i kontrolowania.

E. Jak AMG-Trans planuje kabotaże zgodnie z prawem – najlepsze praktyki

Na zakończenie spójrzmy na przykład firmy AMG-Trans – nowoczesnego przewoźnika, który dzięki połączeniu zaawansowanej technologii i solidnych procedur realizuje kabotaże w pełnej zgodności z przepisami. Praktyki AMG-Trans mogą posłużyć jako wzorzec dla innych firm dążących do bezpiecznego i legalnego wykonywania kabotażu.

  • Monitorowanie GPS i automatyzacja limitów: Wszystkie pojazdy AMG-Trans są wyposażone w zaawansowany system GPS połączony z firmowym oprogramowaniem zarządzania flotą. Każdy wjazd i wyjazd pojazdu z kraju jest rejestrowany w systemie, a dane o czasie spędzonym na terytorium obcego państwa są na bieżąco analizowane. Firma zaprogramowała alerty – np. gdy pojazd zbliża się do 5. doby kabotażu, system wysyła ostrzeżenie do dyspozytorów. W ten sposób żaden pojazd nie „przegapi” końca okresu 7 dni, bo czuwają nad tym algorytmy. Dodatkowo, gdy tylko pojazd zakończy trzeci dozwolony przewóz kabotażowy, system oznacza go jako “wyczerpany” w danym kraju, blokując możliwość przypisania mu kolejnych zleceń w tym państwie. To zabezpieczenie techniczne sprawia, że ludzki błąd (np. nieuwaga dyspozytora) nie spowoduje nadmiarowej operacji. AMG-Trans wykorzystuje również geofence – kiedy ciężarówka przekroczy granicę powrotną, uruchamia się w systemie odliczanie 4 dni karencji dla tego pojazdu i kraju. Jeśli ktoś spróbuje wysłać ten sam pojazd do kabotażu wcześniej, system zaalarmuje o naruszeniu reguły cooling-off. Taka ścisła integracja GPS z zasadami prawnymi to modelowy przykład wykorzystania technologii dla zgodności z przepisami.

     

  • Cyfrowa dokumentacja i eCMR: W firmie AMG-Trans niemal całkowicie wyeliminowano papierowy obieg dokumentów. Każdy transport – zarówno międzynarodowy, jak i kabotażowy – jest dokumentowany elektronicznie. Kierowcy używają aplikacji z eCMR: przed załadunkiem generują cyfrowy list przewozowy, który następnie jest podpisywany elektronicznie przez załadowcę i odbiorcę. Biuro w czasie rzeczywistym widzi te dokumenty i weryfikuje poprawność wpisów. Po zakończonej operacji kabotażowej, archiwum cyfrowe automatycznie łączy wszystkie powiązane dokumenty (np. przypina CMR z transportu międzynarodowego do folderu z dokumentami kabotażu, żeby zawsze były razem). Audyt dokumentacji jest w AMG-Trans zautomatyzowany – system sprawdza np., czy do każdego zlecenia kabotażowego przypięty jest skan/eCMR, czy posiada on wszystkie niezbędne elementy (podpisy, daty). Jeśli czegoś brakuje, alert trafia do osoby nadzorującej. Dzięki temu, zanim dokumenty trafią do oficjalnego archiwum, są już zweryfikowane pod kątem kompletności. W razie kontroli, firma może w ciągu minut wydrukować lub wysłać mailem pełną paczkę dokumentów dotyczących wskazanego pojazdu i okresu. Ta cyfrowa dyscyplina chroni przed karami za brak dokumentów – przypadłość, na którą cierpi wielu przewoźników.

     

  • Regularne audyty wewnętrzne i szkolenia: AMG-Trans kładzie duży nacisk na comiesięczne audyty wewnętrzne w zakresie zgodności z przepisami transportowymi. Osoba odpowiedzialna (compliance manager) analizuje losowo wybrane operacje kabotażowe z minionego okresu i sprawdza: czy nie przekroczono 3 przewozów, czy zachowano 7-dniowy termin, czy pojazd nie wrócił zbyt wcześnie do tego samego kraju, czy wszystkie dokumenty są prawidłowo wypełnione. Jeżeli wykryje jakiekolwiek uchybienia lub ryzykowne sytuacje, natychmiast opracowuje działania korygujące. Przykładowo, jeśli zauważono, że kierowca zapomniał wprowadzić symbol kraju w tachografie przy wjeździe – zostaje on pouczony, a firma przypomina wszystkim kierowcom o tym obowiązku na najbliższej odprawie. Ponadto AMG-Trans inwestuje w regularne szkolenia: dyspozytorzy i kierowcy przechodzą kursy z aktualnych przepisów (np. omawiane są zmiany Pakietu Mobilności, nowe interpretacje Komisji Europejskiej, różnice w przepisach krajowych). Firma zaprasza ekspertów lub korzysta z webinariów branżowych, aby wszyscy byli na bieżąco. Dzięki temu kadra ma świadomość, dlaczego pewne procedury są ważne i jakie mogą być skutki zaniedbań. Taka kultura compliance sprawia, że tematyka kabotażu nie jest traktowana po macoszemu, lecz jako istotny element działalności, nad którym trzeba panować.

     

  • Wsparcie asystenta AI „Amigo”: Jako innowacyjna firma, AMG-Trans wdrożył własnego asystenta AI o imieniu Amigo. Kierowcy mają do niego dostęp poprzez aplikację głosową w kabinie. Amigo pełni rolę doradcy i pomocnika podczas trasy. Przykładowo, gdy kierowca skończy rozładunek, może powiedzieć: „Amigo, zaktualizuj status – rozładunek ukończony w Bordeaux 10 maja godz. 14:00”. Asystent zapisze tę informację (co trafia też do systemu planowania) i może od razu odpowiedzieć: „Rozumiem, rozpoczęliśmy okres kabotażu we Francji od 10 maja 14:00. Masz czas do 17 maja 14:00 na wykonanie kabotaży. Pozostało Ci 7 dni i 3 operacje.” Tego typu interakcja daje kierowcy jasność co do ram czasowych. Jeśli kierowca ma wątpliwość, może zapytać: „Ile mam jeszcze dostępnych kabotaży we Francji?”, a Amigo odpowie na podstawie danych: „Wykonałeś 1 kabotaż, możesz wykonać jeszcze 2 do 17 maja.” Asystent może również ostrzec: „Uwaga, koniec okresu kabotażu za 24 godziny, czy potwierdzasz załadunek kolejnego zlecenia?” – co zmusza do zastanowienia, czy zdążymy z dostawą. Poza kwestiami stricte kabotażowymi, AI pomaga też tłumaczyć komunikaty (np. w razie kontroli we Francji kierowca może dyktować Amigo polecenia z dokumentu, a ten podpowiada ich znaczenie po polsku), czy nawet wspierać w optymalizacji jazdy (zgłaszając sugestie przerw, by nie naruszyć czasu pracy). Wprowadzenie asystenta AI to dla AMG-Trans sposób na odciążenie kierowców od stresu związanego ze skomplikowanymi przepisami – technologia czuwa i podpowiada, dzięki czemu ludzki czynnik błędu jest mniejszy.

     

Powyższe praktyki AMG-Trans pokazują, że zgodność z przepisami kabotażu da się osiągnąć bez utraty efektywności przewozów. Kluczem jest systemowe podejście – wykorzystanie narzędzi (GPS, eCMR, AI) z równoległym ustanowieniem procedur i szkoleń. Firma czerpie przy tym dodatkowe korzyści: jej pojazdy są lepiej zorganizowane, rzadziej trafiają na kary, buduje też reputację rzetelnego przewoźnika w oczach kontrahentów. Dla klientów B2B zlecających kabotaż to sygnał, że ich ładunki są w dobrych rękach i nie zostaną zatrzymane z powodu naruszeń.

Źródła:
Akty prawne: rozporządzenie (WE) nr 1072/2009, rozporządzenie (UE) 2020/1055 (Pakiet Mobilności I), rozporządzenie (WE) nr 561/2006, rozporządzenie (UE) nr 165/2014.
Materiały branżowe i oficjalne interpretacje: m.in. Komisja Europejska – wytyczne dotyczące kabotażu i delegowania kierowców, BAG (Federalny Urząd Transportu Towarowego w Niemczech), SIPSI (system zgłoszeń we Francji), oficjalne komunikaty TIMOCOM, opracowania OCRK na temat eCMR i kabotażu busów, serwisy branżowe Trans.INFO, 40ton.net, Transport-Expert oraz praktyczne wskazówki i procedury operacyjne opracowane na podstawie doświadczeń firmy AMG-Trans w krajach UE.
Wszystkie informacje, dane i przepisy zostały zweryfikowane na rok 2025, aby zapewnić aktualność niniejszego poradnika.

Poradnik operacyjny: Legalne planowanie i realizacja kabotażu drogowego w UE