AMG-trans.eu

Strona główna > Spedycja międzynarodowa > Spedycja a transport: co wybrać i dlaczego? Ekspercki przewodnik dla firm

Spedycja a transport: co wybrać i dlaczego? Ekspercki przewodnik dla firm

  • Zuzanna Sarapata
  • 30 min czytania

Planując transport towarów w Europie, firmy B2B mają do wyboru zlecenie usługi bezpośrednio przewoźnikowi lub skorzystanie z pośrednictwa firmy spedycyjnej. Choć oba typy przedsiębiorstw działają w branży TSL (Transport-Spedycja-Logistyka) i współpracują ze sobą, ich role i zakres obowiązków znacząco się różnią. W poniższym artykule wyjaśniamy, kim jest przewoźnik, a kim spedytor, jak kształtuje się podział odpowiedzialności za ładunek, oraz jakie są zalety i ograniczenia każdego modelu współpracy. Dowiesz się również, kiedy warto wybrać bezpośredniego przewoźnika, a kiedy skorzystać z usług spedycji, jak działają firmy łączące obie funkcje oraz na co zwrócić uwagę, by wybrać wiarygodnego partnera transportowego. Na koniec porównamy tradycyjną spedycję z nowoczesnymi cyfrowymi rozwiązaniami w branży. Zapraszamy do lektury!

Definicje: przewoźnik a spedytor

Przewoźnik (firma transportowa) to podmiot odpowiedzialny za fizyczne przemieszczenie ładunku z punktu A do punktu B, najczęściej własnymi środkami transportu . Mówiąc prościej, przewoźnik zapewnia pojazd oraz kierowcę, który dostarczy towar na miejsce – bezpiecznie i terminowo, zgodnie z umową przewozu. Przewoźnicy dysponują własną flotą pojazdów dostosowanych do różnych rodzajów ładunków i tras . Posiadają także odpowiednie licencje i uprawnienia wymagane do prowadzenia działalności transportowej (np. licencję na transport drogowy powyżej 3,5 t). Dzięki temu mogą samodzielnie realizować przewozy krajowe i międzynarodowe, przestrzegając przepisów (np. konwencji CMR przy transporcie międzynarodowym) oraz dbając o formalności jak dokumenty przewozowe czy odprawy celne .

Spedytor (firma spedycyjna) natomiast pełni rolę koordynatora i pośrednika między nadawcą ładunku (klientem) a przewoźnikami. Spedycja to szersze pojęcie niż sam transport – obejmuje planowanie, organizację i nadzór całego procesu przewozu od początku do końca . Firma spedycyjna zazwyczaj nie ma własnej floty ciężarówek (choć są wyjątki, o czym dalej) i zleca przewóz wybranym przewoźnikom w imieniu swoim lub klienta. Do zadań spedytora należy m.in. znalezienie odpowiedniego przewoźnika, ustalenie trasy oraz warunków przewozu, negocjowanie stawek, przygotowanie niezbędnej dokumentacji, organizacja załadunku i rozładunku, a także doradztwo w kwestiach celnych czy ubezpieczenia cargo . Innymi słowy, spedytor dba o to, by transport “działał jak w zegarku”, choć sam nie wykonuje przewozu – jest mózgiem operacji, podczas gdy przewoźnik jest jej wykonawcą.

W praktyce firma transportowa może działać niezależnie od spedycji, pozyskując bezpośrednio zlecenia od klientów. Z kolei typowa firma spedycyjna nie może funkcjonować bez przewoźników, jeśli sama nie posiada własnych środków transportu . Warto zapamiętać tę zależność: przewoźnik dysponuje ciężarówkami i kierowcami, a spedytor – wiedzą, kontaktami i organizacją. Oba ogniwa są niezbędne w łańcuchu dostaw, ale każdy odpowiada za inny aspekt usługi.

Zakres obowiązków i odpowiedzialności

Obowiązki firmy spedycyjnej (spedytora)

Spedytor odpowiada za kompleksową organizację przewozu. Jego obowiązki zaczynają się już na etapie planowania: musi zebrać od zleceniodawcy wszystkie informacje o ładunku (wymiary, waga, rodzaj towaru, terminy dostawy, wymagania co do transportu itp.) i na tej podstawie dobrać właściwy środek transportu oraz trasę. Organizuje załadunek i rozładunek towaru w uzgodnionych miejscach, uzgadnia terminy z załadowcami i odbiorcami, a także przygotowuje lub weryfikuje dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR, zlecenia spedycyjne, dokumenty celne, faktury itp.). Spedytor wyszukuje przewoźnika dysponującego odpowiednim pojazdem i wolnym terminem – często korzysta przy tym ze swojej bazy sprawdzonych partnerów transportowych lub giełd transportowych. Następnie zawiera umowę przewozu z wybranym przewoźnikiem (w imieniu własnym lub klienta) i przekazuje mu wszelkie instrukcje oraz informacje dotyczące ładunku . Dobry spedytor dba o to, by wybrany przewoźnik był godny zaufania – weryfikuje jego licencje, polisę OCP (odpowiedzialności cywilnej przewoźnika) i historię współpracy. Jak podkreślają eksperci, profesjonalny spedytor zna kwalifikacje przewoźników, wielkość ich taboru, stan techniczny pojazdów oraz posiadane ubezpieczenia, zanim powierzy im ładunek .

W trakcie realizacji transportu firma spedycyjna nadzoruje przewóz na każdym etapie, pełniąc rolę punktu kontaktowego dla klienta. To na spedytorze spoczywa koordynacja w sytuacjach nieprzewidzianych – reagowanie na ewentualne opóźnienia, incydenty czy awarie. W sytuacjach kryzysowych (np. opóźnienie dostawy, wypadek, problem przy załadunku) spedytor kontaktuje się zarówno z klientem, jak i z przewoźnikiem/kierowcą, aby rozwiązać problem i minimalizować skutki zdarzenia . Można powiedzieć, że choć kierowca prowadzi ciężarówkę, to na barkach spedytora leży “los” całej operacji transportowej – to on musi dopilnować, by łańcuch dostaw zadziałał sprawnie mimo przeciwności . Spedytor prowadzi też rozliczenia finansowe z przewoźnikiem, może zorganizować ubezpieczenie cargo na życzenie klienta, a po zakończeniu transportu często zajmuje się obiegiem dokumentów (odbiera skany dokumentów dostawy, potwierdzenia etc.).

Obowiązki firmy transportowej (przewoźnika)

Przewoźnik, czyli wykonawca transportu, skupia się na bezpiecznym przewiezieniu ładunku pod wskazany adres. Jego podstawowe zadania to zapewnienie odpowiedniego pojazdu i wykwalifikowanego kierowcy, stawienie się pojazdu na miejscu załadunku o ustalonej porze oraz dostarczenie towaru do miejsca rozładunku w terminie. Przewoźnik wytycza kierowcy trasę przejazdu i planuje przejazd (uwzględniając czas pracy kierowców, obowiązujące ograniczenia ruchu, opłaty drogowe itp.) . W trakcie transportu dba o właściwe zabezpieczenie ładunku na pojeździe (zgodnie z instrukcjami od spedytora i zasadami bezpieczeństwa) oraz monitoruje przebieg przewozu. To przewoźnik ponosi odpowiedzialność za ładunek od momentu jego przyjęcia do przewozu aż do wydania odbiorcy – oznacza to odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenie, ubytek czy utratę przesyłki, a także opóźnienie w dostawie, zgodnie z przepisami prawa przewozowego i konwencji CMR .

Profesjonalny przewoźnik na bieżąco komunikuje się ze spedytorem (lub bezpośrednio z klientem, jeśli pracuje bez pośredników) – potwierdza załadunek, raportuje status dostawy, zgłasza problemy na trasie. Do jego obowiązków należy również zapewnienie kierowcy wszelkich dokumentów przewozowych (np. listu CMR) otrzymanych od spedytora oraz przestrzeganie ustalonych okien czasowych na załadunku i dostawie. Po rozładunku przewoźnik przekazuje potwierdzenie dostawy (dokumenty z podpisem odbiorcy) do rozliczenia.

Podsumowując: Spedytor zajmuje się organizacją, planowaniem i kontrolą przebiegu transportu, natomiast przewoźnik odpowiada za fizyczne wykonanie usługi przewozu. Różnica ról przekłada się też na różnice w odpowiedzialności, omówione poniżej.

Odpowiedzialność za ładunek i dokumenty

Kwestia odpowiedzialności bywa źródłem nieporozumień, dlatego warto jasno ją rozgraniczyć. Przewoźnik (firma transportowa) zawiera z klientem umowę przewozu i na jej mocy odpowiada za powierzony ładunek na zasadach określonych w prawie przewozowym. Odpowiedzialność ta obejmuje szkodę w przesyłce (zaginięcie, ubytek, uszkodzenie) oraz opóźnienie w dostawie, przy czym przepisy precyzują limity odszkodowań i okoliczności wyłączające winę przewoźnika (np. siła wyższa). Każdy licencjonowany przewoźnik powinien posiadać polisę OC przewoźnika (OCP) chroniącą go na wypadek roszczeń z tytułu szkód w ładunku. Klient zlecający transport bezpośrednio przewoźnikowi w razie problemów dochodzi roszczeń właśnie od tego przewoźnika (lub jego ubezpieczyciela).

Spedytor natomiast zawiera z klientem umowę spedycji, której istotą jest zobowiązanie do organizacji przewozu. Zgodnie z polskim kodeksem cywilnym (Art. 799), spedytor odpowiada za działania podwykonawców (przewoźników i dalszych spedytorów), z których pomocą wykonuje zlecenie, chyba że nie ponosi winy w wyborze kontrahenta . W praktyce oznacza to, że jeżeli spedytor dochował należytej staranności przy wyborze przewoźnika (zweryfikował licencje, ubezpieczenia, renomę itp.), a mimo to doszło np. do wypadku z winy kierowcy, spedytor może nie ponosić bezpośredniej odpowiedzialności prawnej za tę szkodę. Odpowiada wtedy przede wszystkim przewoźnik (na podstawie umowy przewozu). Jednak z punktu widzenia klienta korzystającego z usług spedycji, to właśnie firma spedycyjna jest pierwszym adresem do zgłoszenia reklamacji. Profesjonalny spedytor nie uchyla się od pomocy – nawet jeśli szkoda wynikła z winy przewoźnika, spedytor zwykle pośredniczy w procesie likwidacji szkody, kontaktuje się z ubezpieczycielem przewoźnika i dba o formalności. Ponadto większość firm spedycyjnych posiada własne ubezpieczenie OC spedytora (OCS), które zabezpiecza interesy klientów na wypadek błędów po stronie spedytora (np. zaniedbań w organizacji transportu).

W praktyce model spedycyjny upraszcza życie klienta: w razie opóźnienia czy uszkodzenia ładunku to spedytor zajmuje się rozwiązaniem problemu. Klient nie musi ustalać, który przewoźnik zawinił ani dochodzić roszczeń za granicą – robi to w jego imieniu firma spedycyjna. Oczywiście warunki odpowiedzialności zawsze określa umowa z klientem i Ogólne Warunki Spedycyjne, które wielu spedytorów stosuje. Dlatego czytając umowę warto sprawdzić, w jakim zakresie spedytor przejmuje odpowiedzialność za ładunek.
Podsumowując: przy zleceniu bezpośrednio przewoźnikowi odpowiedzialność jest “na widoku” (regulowana prawem przewozowym), a przy zleceniu spedytorowi odpowiedzialność jest podzielona – przewoźnik odpowiada za wykonanie przewozu, a spedytor za należyte jego zorganizowanie i nadzór.

Zalety i ograniczenia obu modeli

Z perspektywy klienta kluczowe są koszty, jakość obsługi oraz elastyczność. Wybór między przewoźnikiem a spedytorem wpływa na te czynniki, bo każdy model ma swoje plusy i minusy. Poniżej przedstawiamy główne zalety i ograniczenia współpracy z firmą transportową vs firmą spedycyjną:

Współpraca bezpośrednio z przewoźnikiem (firma transportowa)

Zalety:

  • Brak pośredników i prowizji – rozliczenie bezpośrednio z wykonawcą usługi może oznaczać korzystniejszą cenę, ponieważ nie płacimy marży spedycyjnej. Cena jest ustalana wprost z przewoźnikiem za konkretny transport.

  • Bezpośredni kontakt z wykonawcą – klient ma kontakt od razu z firmą, która fizycznie wiezie towar. Może szybciej uzyskać informacje od kierowcy lub dysponenta pojazdów na temat statusu dostawy, ustalić szczegóły załadunku itp.

  • Wiedza o flocie i specjalizacji – wybierając przewoźnika, możemy zdecydować się na takiego, który dysponuje odpowiednim rodzajem pojazdu (np. chłodnią, lawetą niskopodwoziową) i ma doświadczenie w przewozie danego rodzaju ładunku. Dzięki temu zyskujemy pewność, że transport jest w fachowych rękach.

Ograniczenia:

  • Ograniczona dostępność i zasięg – pojedynczy przewoźnik ma skończoną flotę i może nie być w stanie obsłużyć wszystkich relacji czy terminów, których potrzebujemy. Jeśli nasz stały przewoźnik nie ma akurat wolnego auta, sami musimy szukać innego.

  • Mniej elastyczności – firma transportowa koncentruje się na własnych autach; gdy pojawi się dodatkowe zlecenie lub nagły wzrost zapotrzebowania, jej możliwości są ograniczone wielkością taboru. Brak pojazdu oznacza brak realizacji – w przeciwieństwie do spedytora, przewoźnik raczej nie “pożyczy” dodatkowej ciężarówki od konkurencji.

Samodzielna organizacja formalności – zlecając bezpośrednio przewóz, to na nas (jako zleceniodawcy) spadają kwestie przygotowania dokumentów, odpraw celnych, ewentualnego ubezpieczenia cargo itd. Przewoźnik wykonuje przewóz, ale nie zawsze pokieruje nas w sprawach papierkowych – musimy znać się na tym lub zatrudniać własnych logistyków.

Współpraca z firmą spedycyjną (spedytorem)

Zalety:

  • Dostęp do rozległej bazy przewoźników – spedycja współpracuje z wieloma przewoźnikami, dzięki czemu znajdzie transport praktycznie na każdą trasę i termin. Nie jesteśmy ograniczeni jedną flotą – jeśli jeden przewoźnik nie może podjąć ładunku, spedytor szybko zorganizuje innego. Daje to ogromną elastyczność i pewność realizacji, nawet przy niestandardowych kierunkach czy nagłych zleceniach.

     

  • One-stop-shop (wszystko w jednej usłudze) – dobry spedytor załatwi za nas formalności transportowe: przygotuje list przewozowy, zorganizuje odprawę celną, doradzi w kwestii dokumentów eksportowych, a nawet pomoże ubezpieczyć towar. Dzięki temu oszczędzamy czas i minimalizujemy ryzyko błędów formalnych. Jeśli interesuje Cię kompleksowa obsługa przewozów międzynarodowych, Zobacz naszą ofertę spedycji międzynarodowej.

     

  • Optymalizacja kosztów i trasy – spedytorzy dzięki doświadczeniu oraz specjalistycznym narzędziom potrafią zaplanować trasę i dobrać środek transportu tak, aby obniżyć koszty (np. unikając pustych przebiegów, łącząc ładunki drobnicowe, negocjując stawki z przewoźnikami hurtowo). Często mogą zaoferować lepszą cenę łączną za kompleksową usługę niż suma kosztów, które ponieślibyśmy organizując transport sami.

     

  • Monitorowanie przesyłki i wsparcie 24/7 – wiele firm spedycyjnych oferuje stały nadzór nad ładunkiem i informowanie klienta o statusie dostawy. W razie opóźnień czy zdarzeń losowych to spedytor interweniuje i aktualizuje plan, aby minimalizować skutki (np. przeorganizuje trasę lub przeładunek). Dla klienta oznacza to święty spokój – ktoś czuwa nad transportem o każdej porze.

     

Ograniczenia:

  • Koszt usługi spedycyjnej – do stawki przewozowej doliczana jest marża spedytora za jego pracę. Choć często bywa ona kompensowana oszczędnościami wynikającymi z optymalizacji (jak wyżej), to przy prostych zleceniach na popularnych trasach może się okazać, że bezpośredni przewoźnik zaoferuje nieco niższą cenę. Warto to porównać w konkretnym przypadku.

     

  • Dodatkowe ogniwo komunikacji – korzystając ze spedycji, komunikacja przebiega trójstronnie: klient – spedytor – przewoźnik. W większości sytuacji to ułatwienie (bo klient ma jednego opiekuna, a spedytor koordynuje resztę), ale czasem informacje mogą iść okrężną drogą. Np. jeśli klient chce przekazać pilną instrukcję kierowcy, musi skontaktować się ze spedytorem, a ten z przewoźnikiem – zajmuje to więcej czasu niż bezpośredni telefon do kierowcy. Dlatego tak ważne jest, by spedytor działał sprawnie i był dostępny dla klienta.

     

Jakość zależna od partnerów – firma spedycyjna odpowiada za wybór przewoźnika, ale sama nie prowadzi ciężarówki. Jeśli trafi na nierzetelnego podwykonawcę, konsekwencje (opóźnienie, reklamacja) ponosi klient. Renomowani spedytorzy minimalizują to ryzyko poprzez ścisłą weryfikację partnerów i stały monitoring – mimo to warto sprawdzić opinie o danej spedycji. Wybór najtańszej oferty na rynku może niekiedy oznaczać niższą jakość usługi przewozu.

Kiedy lepiej wybrać przewoźnika, a kiedy spedytora?

Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, który model jest “lepszy” – wszystko zależy od potrzeb Twojego biznesu, rodzaju transportu i posiadanego know-how logistycznego. Oto kilka kryteriów, które pomogą podjąć decyzję:

  • Wielkość i częstotliwość ładunków: jeśli wysyłasz towary sporadycznie i w niewielkich ilościach, współpraca ze spedytorem może być korzystniejsza. Spedycja skonsoliduje Twój ładunek z innymi (transport drobnicowy) lub znajdzie mniejszy pojazd, dzięki czemu nie przepłacisz za “wożenie powietrza”. Z kolei przy dużych, regularnych transportach całopojazdowych na stałych trasach warto nawiązać bezpośrednią współpracę z zaufanym przewoźnikiem – można wtedy negocjować stawki długoterminowe i mieć dedykowaną obsługę.

  • Zasięg i kierunki transportu: gdy Twoje dostawy obejmują trudne logistycznie kierunki (np. wiele różnych krajów, kraje poza UE, rejony o ograniczonym dostępie), doświadczony spedytor będzie nieoceniony. Transport międzynarodowy wymaga znajomości przepisów celnych, winiet, opłat drogowych w różnych krajach – spedycja międzynarodowa zajmie się tym kompleksowo, podczas gdy pojedynczy lokalny przewoźnik mógłby nie sprostać takim wyzwaniom. Z kolei przewozy na prostej trasie krajowej (np. z jednego miasta do drugiego w Polsce) śmiało można zlecić bezpośrednio przewoźnikowi, zwłaszcza gdy trasa jest stała.

  • Kompetencje wewnętrzne: czy Twoja firma ma własny dział logistyki, który mógłby zajmować się organizacją transportu, wyszukiwaniem przewoźników, negocjacjami i dokumentacją? Jeśli nie, to skorzystanie z usług spedycji pozwoli Ci uniknąć zatrudniania dodatkowych specjalistów – outsourcujesz tę działalność ekspertom zewnętrznym. Jeśli tak (masz ludzi znających rynek transportowy), to przy pewnej skali przewozów być może samodzielnie wybierzesz i zakontraktujesz przewoźników taniej. Wówczas spedycja może wydawać się zbędnym pośrednikiem. Pamiętaj jednak, że organizowanie transportu “na własną rękę” też generuje koszty ukryte (czas pracowników, ryzyko błędów, konieczność weryfikacji kontrahentów).

  • Budżet: gdy kluczowym czynnikiem jest cena, warto porównać oferty. Często przy prostym zleceniu na popularnej trasie tańszy będzie bezpośredni przewoźnik (unikamy marży). Lecz w innych przypadkach spedycja dzięki efektowi skali może wynegocjować lepszą stawkę – np. spedytor wysyłający setki ładunków miesięcznie ma większą siłę negocjacyjną u przewoźników niż pojedynczy klient. Poza stawką przewozu weź pod uwagę ewentualne koszty dodatkowe: np. czy sam poradzisz sobie z odprawą celną (koszt czasu i błędów), czy w razie problemów nie utkniesz bez pomocy. Czasem taniej znaczy wolniej lub mniej pewnie, a to też koszt dla biznesu.

  • Terminowość i odpowiedzialność: jeśli Twój ładunek musi dotrzeć dokładnie o czasie (Just-In-Time) lub jest bardzo cenny, kluczowy będzie wybór sprawdzonego partnera. Tu nie ma reguły: zarówno renomowany przewoźnik, jak i dobra spedycja zapewnią wysoki standard. Warto jednak zauważyć, że spedytor często ma możliwość szybkiego reagowania – np. gdy jedno auto ulegnie awarii, spedycja znajdzie zastępczy transport, podczas gdy pojedynczy przewoźnik może nie mieć takiej opcji. Z drugiej strony, jeśli mamy sprawdzonego przewoźnika o 100% punktualności, trzymanie się go może być najlepsze.

Przykład: Jeśli masz jednorazowo do przewiezienia niewielki ładunek z Polski do Francji, nie znasz przewoźników na tej trasie i nie masz działu logistycznego – wybór firmy spedycyjnej zaoszczędzi Ci stresu i potencjalnych komplikacji. Natomiast jeśli co tydzień wysyłasz pełną ciężarówkę z Poznania do Warszawy i znasz lokalnych przewoźników, możesz nawiązać bezpośrednią współpracę z jednym z nich dla uproszczenia komunikacji. Warto też pamiętać o specyfice ładunku: np. przewóz materiałów niebezpiecznych (ADR) wymaga szczególnych uprawnień – znajdziesz takich przewoźników przez doświadczoną spedycję lub samodzielnie, ale musisz mieć pewność co do kompetencji.

Czasem w grę wchodzi też rodzaj pojazdu – np. czy lepiej wysłać towar busem do 3,5 t, czy dużą ciężarówką. Mniejsze busy mogą szybciej pokonać dłuższe dystanse (dwóch kierowców na zmianę, brak tachografu w ograniczonym zakresie) i wjadą tam, gdzie TIR ma zakaz ruchu. Z drugiej strony mają ograniczoną ładowność. Jeśli stoisz przed takim dylematem, Dowiedz się, kiedy warto wybrać transport busem zamiast ciężarówki w naszym artykule porównawczym.

Firmy łączące obie funkcje (spedytor i przewoźnik w jednym)

Na rynku działają także przedsiębiorstwa, które pełnią jednocześnie rolę firmy spedycyjnej i transportowej. Oznacza to, że posiadają własną flotę pojazdów do realizacji przewozów, a jednocześnie organizują transporty z udziałem zewnętrznych podwykonawców, gdy ich własne auta nie mogą czegoś obsłużyć. Takie firmy łączą zalety obu modeli – z jednej strony dysponują sprawdzonymi kierowcami i pojazdami (co daje większą kontrolę nad jakością i terminowością), z drugiej mają dostęp do szerokiej sieci partnerów, co zwiększa elastyczność. Przykładem może być nasza firma AMG-Trans, która działa jako międzynarodowy spedytor drogowy z własną flotą busów do 3,5 t DMC. Oznacza to, że część zleceń wykonujemy bezpośrednio naszymi pojazdami (np. ekspresowe transporty busami na terenie całej UE), a w przypadku innych tras czy większych ładunków pełnimy rolę spedytora, dobierając sprawdzonych przewoźników ciężarowych. Taki model pozwala nam zachować wysoką jakość obsługi niezależnie od typu transportu. Jeżeli chcesz poznać nasze możliwości flotowe, Zobacz jak realizujemy transport do 3,5t własną flotą.

Warto wiedzieć, że prawo wymaga licencji transportowej od firm, które wykonują przewozy własnymi pojazdami powyżej 3,5 t – więc firma łącząca role spedytora i przewoźnika powinna posiadać stosowne licencje przewoźnika dla swojej floty oraz spełniać wszystkie normy (np. dotyczące kierowców, czasu pracy, taboru). Od strony formalnej, gdy taka firma przyjmuje zlecenie, powinna określić, czy działa jako przewoźnik (umowa przewozu), czy jako spedytor (umowa spedycji) – w praktyce jednak dla klienta nie ma to dużego znaczenia, bo firma kompleksowo załatwia sprawę. Z punktu widzenia korzyści, transport własną flotą daje gwarancję bezpośredniego wykonawstwa (często krótszy czas reakcji, bo od razu podstawiają swój pojazd) oraz pełną kontrolę nad kierowcą. Natomiast możliwość sięgnięcia po dodatkowych podwykonawców eliminuje minus ograniczonej floty – nawet przy dużym zapotrzebowaniu firma hybrydowa zorganizuje dodatkowe ciężarówki od partnerów.

Na co zwrócić uwagę, wybierając firmę oferującą zarówno usługi transportowe, jak i spedycyjne? Przede wszystkim upewnij się, że dysponuje ona odpowiednim zapleczem dla obu ról: czy ma nowoczesny tabor i wykwalifikowanych kierowców (to świadczy o jakości jako przewoźnika), a jednocześnie czy posiada doświadczonych spedytorów i sieć kontaktów w branży (to decyduje o skuteczności jako spedytora). Dobrze, jeśli taka firma jasno komunikuje, które usługi wykonuje własnymi siłami, a kiedy korzysta z podwykonawców – przejrzystość buduje zaufanie. Warto też sprawdzić, czy firma ta ma ubezpieczenia zarówno OCP, jak i OCS, ponieważ działając w podwójnej roli powinna chronić ładunki w każdym scenariuszu. O reputacji takiego przedsiębiorstwa świadczą referencje innych klientów – pozytywne doświadczenia w obu obszarach (transportu i spedycji) będą dobrym znakiem.

Jak ocenić wiarygodność spedytora? Na co zwrócić uwagę?

Wybór firmy spedycyjnej jako partnera logistycznego to ważna decyzja, która może wpłynąć na całą Twoją działalność (np. terminowość dostaw do klientów). Oto kluczowe kwestie, na które należy zwrócić uwagę, oceniając wiarygodność i profesjonalizm spedytora:

  • Formalne uprawnienia i polisy: Co prawda prowadzenie działalności spedycyjnej nie wymaga w Polsce specjalnej licencji (w odróżnieniu od przewoźników, którzy muszą mieć licencję transportową) , ale warto sprawdzić, czy potencjalny spedytor jest legalnie działającą firmą (wpisaną do KRS/CEIDG, posiadającą NIP, REGON). Absolutną podstawą jest ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej Spedytora (OCS) – poproś o potwierdzenie posiadania ważnej polisy i sprawdź sumę gwarancyjną (powinna pokrywać potencjalne szkody dla Twoich ładunków). Jeśli spedytor deklaruje posiadanie własnej floty, poproś także o informacje o licencji transportowej i polisach OCP na te pojazdy.

  • Doświadczenie i specjalizacja: Zorientuj się, jak długo firma działa na rynku oraz czy ma doświadczenie w organizowaniu transportu towarów podobnych do Twoich (np. czy realizowała dużo przewozów na interesujących Cię trasach, czy zna specyfikę danej branży – transport chłodniczy, ADR, ponadgabaryty itp.). Spedycje często chwalą się liczbą obsługiwanych zleceń lub latami doświadczenia – to cenna wskazówka. Możesz poprosić o referencje lub case study pokazujące, jak radzą sobie z wyzwaniami logistycznymi.

  • Sieć sprawdzonych przewoźników: Dobry spedytor powinien dysponować rozległą bazą kontaktów do sprawdzonych przewoźników w kraju i za granicą. Zapytaj, z iloma firmami transportowymi współpracują i czy mają wśród partnerów takich, którzy pokryją Twoje potrzeby (np. auta z windą, ciągniki do kontenerów, cysterny – w zależności od wymagań). Jeśli Twój ładunek wymaga nietypowego transportu, upewnij się, że spedytor ma dostęp do odpowiednich podwykonawców. Ważna jest też weryfikacja przewoźników – profesjonalna spedycja regularnie sprawdza ważność licencji, polis OCP i stan techniczny floty swoich podwykonawców, żeby zminimalizować ryzyko problemów.

  • Komunikacja i czas reakcji: Zwróć uwagę na kontakt z przedstawicielami spedycji od samego początku. Czy szybko odpowiadają na zapytania ofertowe? Czy otrzymujesz rzetelne informacje i doradztwo? Czas reakcji jest krytyczny w branży TSL – opóźnienie choćby o godzinę w potwierdzeniu transportu może skutkować przestojem załadunku. Wybierz firmę, która zapewnia opiekę dedykowanego spedytora, dostępnego pod telefonem/e-mailem w razie potrzeby. Dobre firmy chwalą się dostępnością 24/7 lub co najmniej szerokim oknem godzin pracy, co może być ważne, jeśli operujesz w ruchu międzynarodowym.

  • Technologia i transparentność: Coraz więcej spedytorów inwestuje w nowoczesne systemy do zarządzania zleceniami i śledzenia pojazdów. Zapytaj, czy oferują narzędzia typu track & trace, platformę internetową do obsługi zleceń lub automatyczne powiadomienia o statusie transportu. Przejrzystość informacji (np. możliwość podglądu lokalizacji ładunku, bieżące ETA) jest dużym plusem, bo pozwala Ci trzymać rękę na pulsie. Jeśli firma deklaruje bycie “digital” lub “cyfrową spedycją”, sprawdź, co to oznacza w praktyce.

  • Warunki umowy i ubezpieczenia: Przed podjęciem współpracy przeczytaj wzór umowy lub Ogólnych Warunków Spedycyjnych. Upewnij się, że rozumiesz zapisy o odpowiedzialności za ładunek, procedurze reklamacyjnej, karach umownych za opóźnienia itp. Sprawdź, czy spedytor wymaga od Ciebie wykupienia dodatkowego ubezpieczenia cargo, czy sam oferuje taką usługę. Profesjonalna firma powinna transparentnie podchodzić do tych kwestii.

Nie bój się zadawać pytań – uczciwy i kompetentny spedytor chętnie wszystko wyjaśni i rozwieje wątpliwości. Jeśli zaś trafisz na chaos informacyjny lub unikanie odpowiedzi, lepiej poszukaj innego partnera. Pamiętaj, że stawką są Twoje towary i zadowolenie Twoich klientów.

Spedycja tradycyjna vs cyfrowa – nowy wymiar logistyki

Spedycja cyfrowa to stosunkowo nowe pojęcie, które opisuje wykorzystanie zaawansowanych systemów informatycznych, automatyzacji i sztucznej inteligencji w procesie organizacji transportu. W praktyce cyfrowa spedycja wykonuje dokładnie te same zadania co tradycyjna, lecz wiele z nich realizuje szybciej i bardziej efektywnie dzięki automatyzacji . W klasycznej spedycji to człowiek – spedytor – ręcznie wyszukuje każdą ofertę, analizuje opłacalność frachtu, dopasowuje przewoźnika, przygotowuje dokumenty i monitoruje dostawę . Natomiast w modelu cyfrowym dużą część tych powtarzalnych czynności wykonuje algorytm i platforma online.

Korzyści cyfrowej spedycji są zauważalne zarówno dla spedytorów, jak i klientów. Automatyzacja rutynowych zadań sprawia, że firma może obsłużyć więcej zleceń w tym samym czasie (algorytm się nie męczy ani nie robi błędów arytmetycznych). Przykładowo, system może automatycznie przeszukać setki ofert przewozu i wybrać optymalną, zaplanować trasę uwzględniając aktualne dane o ruchu, a nawet zaproponować stawkę na podstawie analizy historycznych cen – wszystko to w kilka sekund. Taki model działania zwiększa wydajność operacyjną firmy spedycyjnej i pozwala obniżyć koszty (mniej tzw. pustych przebiegów, lepsze wykorzystanie floty, mniej pracy manualnej) . W efekcie klient może liczyć na korzystniejsze stawki i szybsze potwierdzenie zlecenia.

Kolejnym plusem jest większa przejrzystość i kontrola nad transportem. Cyfrowe platformy umożliwiają śledzenie ładunku w czasie rzeczywistym przez klienta oraz automatyczne powiadomienia o statusach. Klient otrzymuje dokładne informacje o przewidywanym czasie dostawy (ETA) oraz ewentualnych opóźnieniach . Wszystkie dokumenty (listy przewozowe, faktury) mogą być dostępne online, co ułatwia zarządzanie nimi. Dla zleceniodawcy oznacza to lepszą obsługę i poczucie kontroli – ma dostęp do danych 24/7.

Czy to oznacza, że algorytmy całkowicie zastąpią ludzi – spedytorów? Niekoniecznie. Mimo postępu AI, czynnik ludzki nadal odgrywa ważną rolę w rozwiązywaniu nietypowych problemów, negocjacjach czy budowaniu relacji z klientem . Najbardziej prawdopodobny scenariusz to współpraca: spedytorzy wspierani przez AI. Już teraz istnieją rozwiązania, gdzie asystenci AI podpowiadają najlepsze opcje załadunku, uczą się z danych historycznych, by usprawniać planowanie tras, czy automatycznie komunikują się z kierowcami.

Nasza firma również wdraża nowoczesne narzędzia – przykład stanowi Asystent AI do zamawiania transportu, który usprawnia proces zlecania przewozu online. Jeśli chcesz doświadczyć, jak technologia może ułatwić logistykę Twojej firmy, Zamów transport z pomocą asystenta AI. To proste rozwiązanie pozwoli Ci szybko otrzymać ofertę i zorganizować transport, korzystając z połączenia wiedzy naszych spedytorów i mocy obliczeniowej systemu.

Spedycja tradycyjna vs cyfrowa to w gruncie rzeczy spedycja telefonu i maila vs spedycja platform internetowych i algorytmów. Dla klienta najważniejsze są efekty: szybka wycena, sprawna realizacja i bezproblemowy przepływ informacji. Cyfrowe narzędzia pomagają to osiągnąć, ale warto, by za nimi stali doświadczeni ludzie. Dlatego przy wyborze partnera logistycznego dobrze jest pytać zarówno o technologie (czy firma nadąża za trendami?), jak i o kompetencje zespołu. Idealnie, jeśli dostajemy połączenie innowacyjności z ekspercką obsługą – to gwarancja, że nasz łańcuch dostaw będzie nowoczesny, a zarazem niezawodny.

Źródła:
Akty prawne: Art. 794–804 Kodeksu cywilnego – Umowa spedycji, Ustawa Prawo przewozowe (Dz.U. 1984 nr 53 poz. 272 z późn. zm.), Konwencja CMR – Umowa międzynarodowego przewozu drogowego towarów, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009, Ustawa o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 z późn. zm.).

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Przewoźnik to firma transportowa, która własnymi pojazdami przewozi ładunki – odpowiada za fizyczne wykonanie transportu od załadunku do rozładunku . Spedytor zaś to pośrednik-organizator, który planuje i koordynuje przewóz, ale zwykle zleca jego wykonanie przewoźnikom . Innymi słowy: przewoźnik jest wykonawcą usługi, a spedytor jej architektem. Spedytor zajmuje się m.in. doborem przewoźnika, ustaleniem trasy, przygotowaniem dokumentów i nadzorem transportu, podczas gdy przewoźnik zapewnia środek transportu (np. ciężarówkę) i kierowcę, realizując sam przejazd. Oba podmioty współpracują, lecz mają różne role prawne i operacyjne.

W modelu spedycyjnym formalnie odpowiedzialność za przewóz ładunku ponosi przewoźnik, który wykonuje transport – to on odpowiada za ewentualne uszkodzenia czy opóźnienia zgodnie z umową przewozu i ma polisę OCP. Jednak spedytor również ma odpowiedzialność wobec klienta: odpowiada za właściwy wybór przewoźnika i organizację transportu. Zgodnie z kodeksem cywilnym spedytor ponosi odpowiedzialność za działania przewoźników, z których korzysta, chyba że nie ponosi winy w ich wyborze (tzn. wybrał rzetelną firmę, a szkoda powstała mimo to) . W praktyce klient zgłasza reklamację do spedytora, a dobra firma spedycyjna pomaga załatwić odszkodowanie z ubezpieczenia przewoźnika lub własnego OCS. Dlatego korzystając ze spedycji, mamy w pewnym sensie podwójne zabezpieczenie – przewoźnik ma obowiązki z tytułu przewozu, a spedytor nadzoruje całość i ubezpiecza swoją odpowiedzialność w razie błędów organizacyjnych.

Tak, wiele firm na rynku łączy obie te funkcje. Zdarzają się przedsiębiorstwa spedycyjne, które mają własne pojazdy i kierowców do realizacji części zleceń, oraz firmy transportowe posiadające działy spedycji organizujące ładunki dla ich ciężarówek i podwykonawców jednocześnie . Taka firma może w jednym zleceniu występować jako przewoźnik (realizując przewóz własnym autem), a w innym jako spedytor (zlecając transport partnerowi). Przykładem jest nasza firma AMG-Trans – posiadamy własną flotę busów do 3,5 t, a jednocześnie organizujemy przewozy ciężarowe we współpracy z siecią zaufanych przewoźników. Dla klienta to wygodne, bo otrzymuje kompleksową usługę – jedna firma odpowiada za organizację i (często) wykonanie transportu. Warto upewnić się, że taka firma ma wymagane licencje przewoźnika i ubezpieczenia w obu obszarach działalności.

To zależy od sytuacji. Bezpośrednio u przewoźnika omijamy marżę spedytora, więc przy prostych, lokalnych przewozach bywa taniej – zwłaszcza jeśli sami poszukamy najlepszej oferty wśród kilku przewoźników. Jednak spedycja może zaoszczędzić inne koszty: negocjuje hurtowe stawki z przewoźnikami, łączy ładunki drobnicowe, optymalizuje trasy – dzięki temu często jest w stanie zaproponować cenę konkurencyjną, a do tego przejmuje na siebie organizację całej logistyki (co też ma swoją wartość). Dodatkowo, przy transporcie międzynarodowym spedytor może uchronić nas przed kosztownymi błędami (np. kary za brak zezwolenia czy błędne dokumenty). Reasumując: jeśli masz dużą wiedzę rynku transportowego i czas na organizację – bezpośredni przewóz może być minimalnie tańszy. W przeciwnym razie spedycja zapewni dobry stosunek ceny do jakości, a oszczędzony czas możesz przeznaczyć na rozwijanie swojego biznesu.

Przede wszystkim sprawdź kompetencje w obu dziedzinach. Taka firma powinna być wiarygodnym przewoźnikiem – czyli posiadać licencję transportową, zadbany tabor, doświadczonych kierowców i polisę OCP – oraz jednocześnie profesjonalnym spedytorem – czyli mieć sprawny dział organizacji transportu, szerokie kontakty branżowe i polisę OCS. Dowiedz się, jaki procent zleceń wykonują własnymi autami, a ile zlecają podwykonawcom. Dobra firma hybrydowa będzie transparentna: powie otwarcie, kiedy jedzie własnym autem, a kiedy korzysta z partnera, i zapewni wysoką jakość w obu przypadkach. Zwróć uwagę na skalę działania – czy dysponują wystarczającą flotą oraz bazą przewoźników, by sprostać Twoim potrzebom. Warto poszukać opinii innych klientów na temat tej firmy, szczególnie pod kątem terminowości i sposobu rozwiązywania ewentualnych problemów (to pokaże, czy radzi sobie jako spedytor zarządzający siecią). Krótko mówiąc, szukamy podwójnej wiarygodności.

Spedycja a transport: co wybrać i dlaczego? Ekspercki przewodnik dla firm