e-CMR kann die Zeit zwischen Entladung und verfügbarer Empfangsbestätigung verkürzen. Voraussetzung ist ein gemeinsamer Prozess für Absender, Frachtführer, Empfänger und Abrechnung. Kann das Lager den Empfang nicht bestätigen und verlangt der Vertrag weiterhin Papier, beseitigt eine App allein den Dokumentenstau nicht.
Wie sich e-CMR von einem Scan unterscheidet
Ein elektronischer Frachtbrief, der die Anforderungen des e-CMR-Protokolls erfüllt, hat denselben Beweiswert und dieselben Wirkungen wie sein Gegenstück auf Papier. Er muss jedoch unter anderem Authentifizierung, Datenintegrität, den Zugang berechtigter Beteiligter und einen nachvollziehbaren Änderungsverlauf gewährleisten. Ein Foto eines unterschriebenen Papierdokuments ist eine Kopie und nicht automatisch ein e-CMR. [1]
Das Protokoll legt die Anforderungen an die Zuverlässigkeit einer elektronischen Signatur fest und lässt auch andere Authentifizierungsmethoden zu, die nach dem anwendbaren Recht erlaubt sind. Weder ist pauschal von einer Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur auszugehen, noch genügt automatisch jede auf einem Bildschirm gezeichnete Unterschrift.
Einführung in sieben Schritten
- Wählen Sie einen Pilotbetrieb. Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Strecke und Lagern, mit denen sich der Ablauf abstimmen lässt.
- Prüfen Sie Rechtsgrundlage und Akzeptanz. Verifizieren Sie den Status der betreffenden Staaten im UN-Verzeichnis und vereinbaren Sie mit den Partnern Authentifizierung, Zugang und Art der Bestätigung. [2]
- Strukturieren Sie die Daten. Legen Sie eine gemeinsame Auftragsnummer, Beteiligte, Orte, Einheiten, Gewicht und erforderliche Weisungen fest. Trennen Sie Plandaten von der tatsächlichen Ausführung.
- Testen Sie Sonderfälle. Prüfen Sie Teillieferungen, Vorbehalte, fehlende Internetverbindung, Unterschriftsverweigerung und Korrekturen der Stückzahl.
- Schulen Sie alle Beteiligten. Fahrer, Disposition, Lager und Buchhaltung müssen ihre Aufgaben und den Kontakt für Eskalationen kennen.
- Starten Sie den Pilotbetrieb mit Qualitätskontrolle. Prüfen Sie, ob die Dokumente der Lieferung entsprechen und ob der Kunde den vollständigen Satz zur Abrechnung akzeptiert.
- Bewerten Sie die Ergebnisse. Vergleichen Sie die Zeit bis zum POD, die Zahl der Korrekturen, die Bearbeitungskosten und den Anteil der Fälle mit Rückkehr zum Papier. Erweitern Sie erst danach den Umfang.
Stolpersteine bei der Einführung
Der erste ist die fehlende Abstimmung mit den Personen an der Rampe. Die Zustimmung der Kundenzentrale garantiert nicht, dass die Nachtschicht im Lager die App kennt. Der zweite ist ein fehlender Korrekturverlauf: Eine Änderung der Palettenzahl muss die ursprünglichen Daten erhalten und eine nachvollziehbare Spur hinterlassen. Der dritte ist ein nicht getesteter Datenexport nach Ende des Vertrags mit dem Systemanbieter.
Papier als Notfalllösung
Legen Sie fest, was bei einem Ausfall von Telefon oder System oder bei fehlendem Empfang zu tun ist. Wechseln die Parteien zu Papier, verknüpfen Sie die Dokumente und kennzeichnen Sie deren Status. Zwei Versionen mit unterschiedlichen Warenmengen schaffen ein neues Beweisproblem. Prüfen Sie außerdem, ob offline gespeicherte Daten später korrekt synchronisiert wurden.
Fahrer richtig schulen
Die Schulung sollte mit einer Probelieferung enden. Der Fahrer muss Folgendes beherrschen:
- die richtige Sendung finden und die Daten prüfen;
- vor der Bestätigung einen Vorbehalt hinzufügen;
- ein Foto einer gekennzeichneten Einheit zuordnen;
- die Bestätigung der zuständigen Person einholen;
- eine Teilannahme bearbeiten und das Notfallverfahren einleiten.
Es ist unzulässig, für den Empfänger zu unterschreiben oder zutreffende Bemerkungen zu entfernen, nur um eine Aufgabe in der App abzuschließen.
Vom e-CMR zum korrekten POD
Aus dem POD sollte hervorgehen, wem, wo, wann und welche Güter übergeben wurden, einschließlich etwaiger Bemerkungen. Der Status „zugestellt“ allein kann unzureichend sein. Legen Sie die Verantwortung für die Dokumentenprüfung und eine interne Frist fest, beispielsweise 24 Stunden; dies ist keine gesetzliche Frist aus der CMR. Ein schnellerer Dokumentenfluss kann die Vorbereitung der Abrechnung beschleunigen, ändert aber für sich genommen nicht die Zahlungsfrist.
Beschränken Sie den Dokumentenzugriff nach Rollen und prüfen Sie, ob das Archiv auch den Änderungsverlauf und die Authentifizierungsnachweise enthält. e-CMR ist nicht dasselbe wie eFTI, das die Bereitstellung bestimmter Informationen für Behörden betrifft. Der eFTI-Zeitplan verpflichtet Lager nicht dazu, eine beliebige App des Frachtführers zu verwenden. [3]
Den Dokumentenfluss mit AMG Trans abstimmen
Schreiben Sie vor dem Transport an hello@amg-trans.eu, welche Bestätigungen und Formate Ihr Unternehmen akzeptiert. Lesen Sie auch den Leitfaden zur internationalen Transportdokumentation (PL).
FAQ
Ist e-CMR für jede Lieferung verpflichtend?
Nein. Das Protokoll ermöglicht einen elektronischen Dokumentenfluss, wenn seine Anforderungen erfüllt sind; die Abwicklung der konkreten Beförderung muss abgestimmt werden.
Reicht es, dem Kunden eine PDF-Datei zu schicken?
Eine PDF-Datei kann eine lesbare Darstellung oder eine Kopie sein. Das Format allein belegt nicht, dass die e-CMR-Anforderungen erfüllt sind.
Was sollte nach der Einführung gemessen werden?
Die Zeit bis zum korrekten POD, der Anteil ohne Korrektur akzeptierter Dokumente, die Bearbeitungszeit für Sonderfälle und die Kosten des gesamten Prozesses.
Quellen
[1] e-CMR-Protokoll, Artikel 2–5.
[2] Vereinte Nationen, Vertragsparteien des e-CMR-Protokolls.