L'e-CMR può ridurre il tempo tra lo scarico e la disponibilità della conferma di consegna. Serve però un processo condiviso da mittente, vettore, destinatario e amministrazione. Se il magazzino non è in grado di confermare la ricezione e il contratto continua a richiedere la carta, la sola applicazione non eliminerà il blocco documentale.
In cosa l'e-CMR differisce da una scansione
La lettera di vettura elettronica che soddisfa i requisiti del Protocollo e-CMR ha lo stesso valore probatorio e gli stessi effetti dell'equivalente cartaceo. Deve però garantire, tra l'altro, l'autenticazione, l'integrità dei dati, l'accesso delle parti autorizzate e uno storico riconoscibile delle modifiche. La fotografia di un documento cartaceo firmato è una copia, non diventa automaticamente un'e-CMR. [1]
Il Protocollo definisce l'affidabilità della firma elettronica e ammette anche altri metodi di autenticazione consentiti dalla legge applicabile. Non si deve presumere né che una firma qualificata sia obbligatoria in ogni situazione, né che qualsiasi firma tracciata sullo schermo sia sufficiente.
Un piano di introduzione in 7 fasi
Scegli un progetto pilota. Inizia con un percorso ricorrente e con magazzini con cui è possibile concordare il processo.
Verifica i presupposti e l'accettazione. Controlla lo status dei Paesi interessati nell'elenco ONU e concorda con i partner autenticazione, accesso e modalità di conferma. [2]
Organizza i dati. Definisci un numero d'ordine comune, le parti, i luoghi, le unità, il peso e le istruzioni richieste. Separa i dati pianificati da quelli dell'esecuzione effettiva.
Prova le eccezioni. Verifica consegna parziale, riserve, assenza di internet, rifiuto della firma e correzione del numero dei colli.
Forma i partecipanti. Conducente, responsabile operativo dei trasporti, magazzino e contabilità devono conoscere i propri compiti e il contatto a cui rivolgersi in caso di problemi.
Avvia il progetto pilota con un controllo qualità. Verifica la corrispondenza dei documenti alla consegna e l'accettazione del fascicolo da parte del cliente ai fini della liquidazione del corrispettivo.
Valuta i risultati. Confronta il tempo di ottenimento del POD, il numero di correzioni, i costi di gestione e la quota di ritorni alla carta. Solo dopo estendi l'ambito di applicazione.
Le insidie dell'introduzione
La prima è la mancanza di accordi con chi lavora in banchina. L'accettazione da parte della sede centrale del cliente non garantisce che il turno notturno del magazzino conosca l'applicazione. La seconda è l'assenza di uno storico delle correzioni: cambiare il numero dei pallet deve lasciare disponibili i dati iniziali e una traccia leggibile. La terza è non aver provato l'esportazione dei dati dopo la cessazione del contratto con il fornitore del sistema.
La procedura cartacea di emergenza
Definisci cosa fare in caso di guasto del telefono, del sistema o di assenza di copertura. Se le parti passano alla carta, collega i documenti e indicane lo stato. Due versioni con quantità di merce diverse creano un nuovo problema probatorio. Verifica inoltre che i dati salvati senza internet siano poi stati sincronizzati correttamente.
Come formare i conducenti
La formazione deve concludersi con una consegna di prova. Il conducente deve saper:
trovare la spedizione corretta e verificare i dati;
aggiungere una riserva prima della conferma;
collegare una fotografia a un'unità identificata;
ottenere la conferma dalla persona competente;
gestire una ricezione parziale e attivare la procedura di emergenza.
Non è consentito firmare al posto del destinatario o eliminare osservazioni veritiere per chiudere l'attività nell'applicazione.
Dall'e-CMR a un POD corretto
Il POD deve indicare a chi, dove, quando e quale merce è stata consegnata, comprese le osservazioni. Il solo stato «consegnato» può essere insufficiente. Individua il responsabile del controllo documentale e un termine interno, ad esempio 24 ore; non è un termine di legge derivante dalla CMR. Una circolazione più rapida dei documenti può accelerare la preparazione della liquidazione del corrispettivo, ma non modifica da sola la scadenza di pagamento.
Limita l'accesso ai documenti in base ai ruoli e verifica che l'archivio contenga anche lo storico delle modifiche e le prove di autenticazione. L'e-CMR non coincide con l'eFTI, che riguarda la messa a disposizione di determinate informazioni alle autorità. Il calendario eFTI non obbliga i magazzini a utilizzare una qualsiasi applicazione del vettore. [3]
Concorda il flusso documentale con AMG Trans
Prima del trasporto, scrivi a hello@amg-trans.eu indicando quali conferme e formati accetta la tua azienda. Consulta anche la guida alla documentazione internazionale (PL).
FAQ
L'e-CMR è obbligatoria per ogni consegna?
No. Il Protocollo consente la gestione elettronica quando sono rispettati i suoi requisiti; occorre concordare le modalità del singolo trasporto.
Basta inviare un PDF al cliente?
Il PDF può essere una rappresentazione leggibile o una copia. Il solo formato non dimostra il rispetto dei requisiti e-CMR.
Cosa misurare dopo l'introduzione?
Il tempo necessario per ottenere un POD corretto, la percentuale di accettazione senza correzioni, il tempo di gestione delle eccezioni e il costo dell'intero processo.
Fonti
[1] Protocollo e-CMR, articoli 2–5.