Een e-CMR kan de tijd tussen het lossen en een beschikbare afleverbevestiging verkorten. Daarvoor is een gezamenlijk proces nodig voor de afzender, vervoerder, geadresseerde en financiële afhandeling. Als het magazijn de ontvangst niet kan bevestigen en de overeenkomst nog papier vereist, lost een app alleen de vertraging in de documentstroom niet op.
Wat is het verschil tussen een e-CMR en een scan?
Een elektronische vrachtbrief die aan de eisen van het e-CMR-protocol voldoet, heeft dezelfde bewijskracht en rechtsgevolgen als de papieren versie. Deze moet echter onder meer authenticatie, gegevensintegriteit, toegang voor bevoegde partijen en een herkenbare wijzigingsgeschiedenis waarborgen. Een foto van ondertekend papier is een kopie van het document en niet automatisch een e-CMR. [1]
Het protocol stelt eisen aan de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening en staat ook andere authenticatiemethoden toe die volgens het toepasselijke recht zijn toegelaten. Ga er niet van uit dat in elke situatie een gekwalificeerde handtekening verplicht is, of dat iedere op een scherm getekende handtekening volstaat.
Invoering in 7 stappen
- Kies een pilot. Begin met een terugkerende route en magazijnen waarmee het proces kan worden afgesproken.
- Controleer de juridische basis en acceptatie. Controleer de status van de relevante landen in het VN-overzicht en spreek met de partners authenticatie, toegang en de wijze van bevestigen af. [2]
- Breng de gegevens op orde. Spreek een gezamenlijk opdrachtnummer, de partijen, locaties, eenheden, het gewicht en de vereiste instructies af. Houd geplande gegevens gescheiden van de feitelijke uitvoering.
- Test uitzonderingen. Controleer de werkwijze bij gedeeltelijke aflevering, voorbehouden, ontbrekend internet, weigering om te tekenen en correctie van het aantal colli.
- Train de betrokkenen. De chauffeur, transportplanner, het magazijn en de boekhouding moeten hun eigen taken kennen en weten bij wie ze problemen kunnen aankaarten.
- Start de pilot met kwaliteitscontrole. Controleer of de documenten overeenkomen met de aflevering en of de klant het documentenpakket voor de afrekening accepteert.
- Beoordeel de resultaten. Vergelijk de tijd tot een beschikbare POD, het aantal correcties, de afhandelingskosten en het aandeel gevallen waarin naar papier wordt teruggekeerd. Breid pas daarna de toepassing uit.
Valkuilen bij de invoering
De eerste is dat er geen afspraken zijn gemaakt met de mensen aan het laadperron. Acceptatie door het hoofdkantoor van de klant garandeert niet dat de nachtploeg van het magazijn de app kent. De tweede is een ontbrekende wijzigingsgeschiedenis: bij een wijziging van het aantal pallets moeten de oorspronkelijke gegevens en een duidelijk spoor behouden blijven. De derde is een niet-geteste export na beëindiging van de overeenkomst met de systeemleverancier.
Papieren noodprocedure
Spreek af wat er gebeurt bij een storing van de telefoon of het systeem, of wanneer er geen bereik is. Als partijen overstappen op papier, koppel de documenten dan aan elkaar en vermeld hun status. Twee versies met verschillende hoeveelheden goederen creëren een nieuw bewijsprobleem. Controleer ook of offline opgeslagen gegevens later correct zijn gesynchroniseerd.
Hoe train je chauffeurs?
De training moet eindigen met een proefaflevering. De chauffeur moet kunnen:
- de juiste zending vinden en de gegevens controleren;
- vóór bevestiging een voorbehoud toevoegen;
- een foto koppelen aan een geïdentificeerde eenheid;
- de bevestiging van de juiste persoon verkrijgen;
- een gedeeltelijke ontvangst verwerken en de noodprocedure starten.
Het is niet toegestaan namens de geadresseerde te tekenen of juiste opmerkingen te verwijderen om een taak in de app af te sluiten.
Van e-CMR naar een correcte POD
Uit de POD moet blijken aan wie, waar, wanneer en welke goederen zijn afgeleverd, inclusief opmerkingen. Alleen de status ‘afgeleverd’ kan onvoldoende zijn. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de documentcontrole en spreek een interne termijn af, bijvoorbeeld 24 uur; dit is geen wettelijke termijn uit de CMR. Een snellere documentstroom kan het voorbereiden van de afrekening versnellen, maar verandert op zichzelf de betalingstermijn niet.
Beperk de toegang tot documenten op basis van rollen en controleer of het archief ook de wijzigingsgeschiedenis en het authenticatiebewijs bevat. e-CMR is niet hetzelfde als eFTI, dat betrekking heeft op het beschikbaar stellen van bepaalde informatie aan autoriteiten. Het tijdpad voor eFTI verplicht magazijnen niet om een willekeurige app van een vervoerder te gebruiken. [3]
Spreek de documentstroom af met AMG Trans
Mail vóór het vervoer naar hello@amg-trans.eu welke bevestigingen en formaten jouw bedrijf accepteert. Bekijk ook de gids voor internationale documentatie (PL).
Veelgestelde vragen
Is e-CMR verplicht voor iedere aflevering?
Nee. Het protocol maakt elektronische documentafhandeling mogelijk wanneer aan de eisen is voldaan; de afhandeling van het specifieke vervoer moet worden afgesproken.
Is het voldoende om een pdf naar de klant te sturen?
Een pdf kan een leesbare weergave of kopie zijn. Het bestandsformaat alleen bewijst niet dat aan de e-CMR-eisen is voldaan.
Wat meet je na de invoering?
De tijd tot een correcte POD, het percentage dat zonder correcties wordt geaccepteerd, de afhandelingstijd van uitzonderingen en de kosten van het volledige proces.
Bronnen
[1] e-CMR-protocol, artikelen 2–5.