Bij het bestellen van vervoer moet duidelijk zijn waarvoor de wederpartij verantwoordelijk is en wat de prijs precies omvat. De titel ‘expeditieopdracht’ betekent op zichzelf nog niet dat het bedrijf zich uitsluitend tot het organiseren van vervoer verplicht. De inhoud van de overeengekomen prestatie en het doel van de overeenkomst zijn van belang. [1]
Vervoer en expeditie in de praktijk
Een vervoerder verbindt zich ertoe goederen tegen betaling te vervoeren. Een expediteur verricht diensten die samenhangen met het verzenden, ontvangen of organiseren van vervoer. Naar Pools recht is deze aansprakelijk voor de keuze van vervoerders en verdere expediteurs, tenzij er geen sprake is van schuld bij die keuze. De expediteur is ook verantwoordelijk voor de eigen organisatorische verplichtingen. Vervoert deze zelf de goederen, dan heeft deze tegelijkertijd de rechten en plichten van een vervoerder. [1, artikelen 774 en 794–800]
Een bedrijf dat de verplichting tot vervoer heeft aanvaard, wordt niet automatisch uitsluitend expediteur doordat het de rit aan een onderaannemer uitbesteedt. Bij vervoer onder de CMR zijn ook de verdragsbepalingen over aansprakelijkheid voor personen die aan de uitvoering meewerken van belang. [2]
10 afspraken die in de opdracht moeten staan
Dit is een praktisch minimum om af te spreken, geen lijst met wettelijke geldigheidsvoorwaarden voor iedere overeenkomst.
- Partijen en reikwijdte: vervoer of expeditie, vertegenwoordiging en onderaanneming.
- Locaties: volledige adressen, landen, volgorde, toegangspoorten en referenties.
- Termijnen: gereedheid van de goederen, tijdvensters, tijdzone en vooraanmelding.
- Lading: soort, aantal, afmetingen, brutogewicht en verpakking.
- Materieel en uitvoering: voertuig, laadklep, ladingzekering, stapelen en taakverdeling bij het laden.
- Formaliteiten: ADR-gegevens, eventuele vrijstellingen en douaneverplichtingen.
- Prijs: valuta, in de vrachtprijs inbegrepen kosten en btw-regels.
- Toeslagen: inbegrepen tijd, tarieven, rekeneenheden en bewijs van wachttijd.
- Documenten: CMR/POD, formaat, originelen, adres voor de afrekening en betaling.
- Wijzigingen en incidenten: beslissingsbevoegde personen, aanvaarding van kosten, schade en verzekering.
Bij een bestelwagen van 3,5 ton bepaalt het aantal palletplaatsen niet het toegestane laadgewicht. Voor een offerte zijn het brutogewicht inclusief pallets en verpakking en de afmetingen van iedere eenheid nodig.
Wachttijd zo omschrijven dat deze kan worden afgerekend
De afspraak moet aangeven wanneer de tijd begint en eindigt en welke oorzaken van wachten in rekening worden gebracht. Aankomst vóór het afgesproken tijdvenster hoeft geen betaalde wachttijd te laten ingaan.
Voorbeeld van een af te spreken berekening
‘De prijs omvat 60 minuten afhandeling op iedere locatie, vanaf het aanmelden van het gereedstaande voertuig, maar niet eerder dan het begin van het tijdvenster. Verdere wachttijd door oorzaken aan de kant van de opdrachtgever of de aangewezen locatie: 40 EUR netto per uur, naar rato van het aantal minuten, met melding en de afgesproken bevestiging van de tijd. Tijd door oorzaken aan de kant van de vervoerder is uitgesloten’.
Dit is een voorbeeld, geen tarief van AMG Trans. Bij 140 minuten afhandeling zouden 80 minuten in rekening worden gebracht, oftewel 53,33 EUR netto. De regel ‘voor ieder begonnen uur’ zou een ander resultaat geven en vereist een afzonderlijke afspraak.
Tijden kunnen worden vastgelegd met poortregistraties, magazijnregistraties, de POD en GPS. De handtekening van een magazijnmedewerker bij de vertrektijd betekent op zichzelf niet dat de klant met de prijs instemt. Spreek afzonderlijk af wie een extra locatie, overladen of opslagkosten mag goedkeuren.
Kort sjabloon voor een offerteaanvraag
‘Graag ontvangen wij een offerte op basis van de verstrekte route- en ladingspecificaties, met bevestiging van uw rol als contractpartij en de regels voor onderaanneming. Vermeld het voertuig en de specificaties, de basisprijs, inbegrepen kosten, de in de prijs opgenomen afhandelingstijd en de tarieven en wijze van bevestiging van toeslagen. Geef de vooraanmelding, wijzigingsprocedure, vereiste documenten, de CMR/POD-documentstroom, betalingsvoorwaarden en verzekeringsdekking aan’.
Voeg de adressen, tijdvensters, het aantal eenheden, afmetingen, brutogewicht en bijzondere eisen bij het bericht. Zonder deze gegevens vergelijk je mogelijk offertes voor verschillende dienstenpakketten.
Stuur alle gegevens naar AMG Trans
Stuur je aanvraag naar hello@amg-trans.eu. Door vooraf de specificaties en documenten af te spreken, kan de offerte gemakkelijker worden opgesteld. Bekijk ook de gids voor transportdocumentatie (PL).
Veelgestelde vragen
Bepaalt de titel van de opdracht de aansprakelijkheid?
Nee. De aanvaarde verplichtingen, de afspraken en de toepasselijke regels moeten worden beoordeeld.
Is voor iedere toeslag opnieuw toestemming nodig?
Als de berekeningswijze duidelijk is afgesproken, wordt deze volgens de overeenkomst toegepast. Een nieuwe omvang van de dienstverlening of niet-afgesproken kosten moeten worden bevestigd, met inachtneming van de regels voor het handelen bij belemmeringen.
Kan iedere contractuele bepaling de CMR wijzigen?
Nee. Artikel 41 beperkt de geldigheid van bepalingen die in strijd zijn met het verdrag. Een handtekening onder een formulier neemt die beperking niet weg.